5 estrategias efectivas para reducir costos de TI en 2024 y más allá
El presupuesto de TI es una tarea multifacética. Requiere previsión, adaptabilidad y una comunicación eficaz con los interesados para garantizar que las inversiones tecnológicas se alineen con los objetivos organizacionales y ofrezcan el valor óptimo.
Sin embargo, la gestión y reducción de costos de TI es una práctica esencial hoy en día, ya que las organizaciones de TI enfrentan un conjunto único de desafíos presupuestarios, siendo uno de los principales la rápida y continua evolución de la tecnología, lo que invariablemente lleva a gastos inesperados mientras las organizaciones se esfuerzan por mantenerse actualizadas y competitivas.
Además, las organizaciones deben equilibrar el costo de mantener sistemas heredados con las inversiones en nuevos sistemas. Una parte significativa de los presupuestos de TI a menudo se consume en mantener sistemas heredados, lo que puede restringir los recursos disponibles para nuevos proyectos. Además, los costos pueden ser impredecibles: las tarifas de licencias de software fluctuantes, el uso de servicios en la nube o los incidentes de ciberseguridad imprevistos pueden tensar los presupuestos de TI y desviar recursos de otros proyectos críticos. Muchas organizaciones luchan con TI en la sombra, cuando los departamentos adquieren su tecnología sin supervisión de TI, lo que lleva a redundancias, desperdicio y riesgos.
Las empresas medianas de hoy en día gastan una parte significativa de sus ingresos, aproximadamente un 5%, en TI, y cuando los costos se salen de control, pueden acumularse. En esta publicación, examinaremos por qué el gasto en TI está aumentando y cinco estrategias clave para reducir costos de TI que puede implementar para asegurarse de tener el presupuesto necesario para adaptarse, innovar y competir.
¿Qué cuesta tanto?
Numerosas tendencias coincidentes aumentan los costos de TI. Aquí hay algunas:
Transformación digital: Durante muchos años, especialmente desde 2020, la transformación digital ha sido un enfoque clave para las empresas que buscan mejorar sus operaciones, ofrecer nuevos productos o servicios digitales y mejorar las experiencias de los clientes. Esto a menudo requiere inversiones significativas en infraestructura y productos de TI.
Inversión en IA: La IA y otras tecnologías emergentes son necesarias para que las organizaciones se mantengan al día con la competencia. Implementarlas y capacitar a los empleados para aprovecharlas requiere inversiones significativas.
Computación en la nube: El cambio hacia la computación en la nube ha estado impulsando los gastos de TI. Aproximadamente el 89% de las organizaciones tienen un enfoque multinube.
Ciberseguridad: Con el aumento de las amenazas cibernéticas, las organizaciones están asignando más presupuesto para fortalecer su postura de ciberseguridad. El 66% de los CIOs planean aumentar su gasto en ciberseguridad este año. Esto incluye gastar en software de seguridad, hardware y servicios especializados.
Datos y análisis: Ha habido un énfasis creciente en la toma de decisiones basada en datos, lo que requiere que las empresas gasten más en almacenamiento de datos, herramientas de análisis y servicios relacionados para obtener información de los datos.
Cumplimiento normativo: Con regulaciones más estrictas sobre protección de datos y privacidad, las empresas han tenido que gastar más para garantizar el cumplimiento, lo que a menudo implica inversiones en TI.
Por estas razones, gestionar sus activos tecnológicos de manera efectiva puede ayudar a las empresas a reducir el gasto en TI y preservar los márgenes. Por ejemplo, Gartner descubrió que las empresas pueden reducir los costos de software hasta en un 30% con las mejores prácticas en gestión de TI.
A medida que las organizaciones adoptan nuevas tecnologías y aumenta el gasto en tecnología, las soluciones que permiten una gestión integral de activos tecnológicos – la próxima evolución en la Gestión de Activos de TI (ITAM) – pueden ofrecer una optimización significativa y medible en la reducción de costos de TI para 2024 y más allá.
Un enfoque inteligente para la reducción de costos de activos de TI: Gestión de Activos Tecnológicos
La Gestión de Activos Tecnológicos (TAI) trasciende la ITAM tradicional al proporcionar datos a través de capacidades avanzadas de descubrimiento e inventario de TI para apoyar de manera confiable no solo cada escenario de TI, sino también cada escenario de negocio. La optimización de costos en toda la organización es el objetivo. Este enfoque holístico lo hace autofinanciable y ofrece ahorros sustanciales a largo plazo. Para poner esta teoría en práctica, hemos reunido cinco formas en que Lansweeper puede ayudar a optimizar las estrategias para la reducción de costos de TI, cada vez ilustrado por un caso real de un cliente.
5 formas de optimizar las estrategias de reducción de costos de TI con Lansweeper
1. Eliminar procesos manuales
Históricamente, el seguimiento de activos de TI ha sido en su mayoría manual, involucrando hojas de cálculo extensas con información de red desactualizada y mapeo. Los procesos manuales conducen a informes inexactos sobre hardware específico de dispositivos y software no gestionado, lo que no solo complica la gestión del gasto, sino que puede ser desastroso para la productividad, el cumplimiento y, en última instancia, la línea de fondo de una organización. Una solución ITAM dedicada puede eliminar los costosos procesos manuales con funciones de escaneo automático, alertas y generación de informes para aumentar la precisión y la productividad.
Lansweeper simplifica significativamente las operaciones para los departamentos de TI al automatizar numerosos procesos manuales asociados con la gestión de activos de TI. Con sus robustas capacidades de escaneo, Lansweeper descubre, cataloga y actualiza automáticamente los registros de todos los activos de hardware y software en la red, eliminando la tarea laboriosa de documentar y rastrear manualmente estos recursos. La plataforma mantiene constantemente un inventario actualizado, reduciendo el riesgo de errores y omisiones que podría introducir el registro manual.
La función de generación de informes personalizables de Lansweeper permite a los equipos de TI generar informes a medida bajo demanda sin necesidad de examinar manualmente los datos. Estos informes automatizados simplifican los procesos de análisis y toma de decisiones, desde el cumplimiento de licencias de software hasta el estado del ciclo de vida del hardware. Lansweeper reemplaza los métodos manuales tediosos y propensos a errores con soluciones automatizadas, eficientes y precisas, permitiendo que los departamentos de TI se enfoquen en tareas e iniciativas más estratégicas.
Cómo Lansweeper ayuda a ArcelorMittal Temirtau
Alexandr Chsherbov gestiona la infraestructura de TI de la planta de ArcelorMittal Temirtau, así como la de las oficinas y minas de la empresa. Esto incluye aproximadamente 5,000 PC, 500 servidores y varios sistemas de tecnología operativa (OT) utilizados en las instalaciones de producción. Gestionar todos esos activos de manera eficiente con su solución anterior era un desafío porque el descubrimiento era lento y no proporcionaba una cobertura total en toda la infraestructura de TI.
“La información se desactualizaba rápidamente, lo que no solo ponía en riesgo a nuestra organización, sino que resultaba en un exceso de gastos operativos ya que dependíamos de procesos manuales para rastrear y mantener datos precisos de los activos”, dijo Chsherbov. “Necesitábamos una herramienta más poderosa que automatizara la gestión de activos y nos permitiera optimizar los costos.”
2. Fortalecer la ciberseguridad
Los ciberataques aumentaron un 38% en 2022 respecto al año anterior, y los ataques de ingeniería social y ransomware se han vuelto cada vez más sofisticados. Además, durante el primer trimestre de 2023, los ciberataques promediaron 1248 por semana, un aumento del 7% respecto al primer trimestre de 2022. A medida que las organizaciones se expanden y se vuelven más distribuidas, aumenta el número de dispositivos conectados.
La cuestión es esta: no se puede proteger lo que no se puede ver. Los activos olvidados o pasados por alto pueden ejecutar software desactualizado o incluso malware, creando vulnerabilidades de seguridad que pueden llevar a pérdidas financieras sustanciales y datos comprometidos.
La gran mayoría de las organizaciones no tienen un inventario completo o preciso de activos tecnológicos y, por lo tanto, no pueden comprender ni proteger la superficie de ataque. La Gestión de la Superficie de Ataque de Activos Cibernéticos (CAASM) es esencial en la empresa moderna. Lansweeper permite una CAASM efectiva al ayudar a las organizaciones a comprender la superficie de ataque, minimizar el riesgo y fortalecer su postura general de ciberseguridad.
Al identificar y catalogar cada dispositivo y software dentro de una red, Lansweeper juega un papel esencial en el fortalecimiento de la ciberseguridad y la reducción de costos de TI asociados con la gestión de riesgos de seguridad y posibles incidentes:
- Lansweeper proporciona un inventario completo de todos los activos de hardware y software en una organización, asegurando que los equipos de TI estén al tanto de todos los dispositivos y aplicaciones que necesitan ser asegurados. Conocer las versiones exactas del software y las especificaciones del hardware puede ayudar a los equipos de TI a identificar software desactualizado o vulnerabilidades conocidas y aplicar parches y actualizaciones para reducir el riesgo de explotación.
- Al escanear regularmente la red, Lansweeper puede detectar dispositivos no autorizados que puedan conectarse a la red de la organización. La detección rápida de estos dispositivos permite a los equipos de TI tomar medidas rápidas, reduciendo las amenazas de seguridad potenciales.
- Lansweeper ayuda a garantizar que todas las licencias de software cumplan con las normativas, reduciendo el riesgo de ejecutar software potencialmente inseguro o pirata.
- Lansweeper puede ayudar a las organizaciones a asegurarse de que los dispositivos estén configurados de acuerdo con las mejores prácticas de seguridad y las políticas de la empresa, y rectificar rápidamente cualquier desviación o configuración incorrecta.
- Lansweeper puede ayudar a identificar hardware y software que han llegado al final de su vida útil, lo que puede representar riesgos de seguridad, permitiendo a los equipos de TI planificar reemplazos o actualizaciones.
- Con los informes completos generados por Lansweeper, las organizaciones pueden realizar auditorías regulares de sus activos de TI e identificar posibles brechas de seguridad.
Cómo Lansweeper ayuda a Herman Miller
Herman Miller implementó Lansweeper para combatir el riesgo de ciberseguridad, lo que aumentó la visibilidad en su complejo entorno de TI. La organización de TI se beneficia de más de 100 informes personalizados de Lansweeper para mantener informado al CIO.
3. Optimizar la elaboración de informes
La capacidad de generación de informes de Lansweeper permite a los equipos de TI gestionar los recursos de manera eficiente y reconocer áreas de potencial ahorro de costos al proporcionar una vista clara, detallada y actualizada de los activos de TI de una organización.
Los equipos de TI obtienen una visión integral de su entorno de TI, lo que facilita la toma de decisiones rentables. A través de información detallada sobre las instalaciones de software, los departamentos de TI pueden optimizar las licencias de software, asegurándose de pagar solo por lo que realmente utilizan y eliminando aplicaciones redundantes. Los informes sobre el ciclo de vida del hardware ayudan en las actualizaciones, redistribuciones o reemplazos oportunos, evitando gastos innecesarios.
Al rastrear dispositivos y sus patrones de uso de energía, se pueden reducir los costos de energía, y la capacidad de Lansweeper para monitorear configuraciones del sistema y software instalado acelera la resolución de problemas, disminuyendo los gastos por tiempo de inactividad. La generación de informes de Lansweeper también garantiza el cumplimiento de licencias de software, ayudando a las organizaciones a evitar costosas sanciones legales.
La capacidad de Lansweeper para acceder fácilmente a datos relevantes reduce las complicaciones de la generación de informes y elimina los errores humanos. El tiempo dedicado a compilar informes detallados para las unidades de negocio o los organismos reguladores y a recuperar datos para investigaciones de seguridad se reduce drásticamente, permitiendo al personal de TI dedicar más tiempo a otras actividades críticas para la misión.
Cómo Lansweeper Ayuda a Radisson
En Radisson, los equipos de TI individuales de cada hotel usaban Lansweeper para descubrir e inventariar sus activos de TI. Sin embargo, a nivel global, faltaba una visión holística de todo el patrimonio de TI. “Cada vez que necesitábamos información de los hoteles, teníamos que contactarlos individualmente, y ellos enviaban los datos en varios formatos, como hojas de cálculo de Excel, que son propensas a errores e ineficientes”, dijo Ben Vrijsen, Gerente de Servicios de Campo de TI EMEA en Radisson. “Eso dificultaba la consolidación de los datos para visualizarlos y analizarlos de manera holística.”
4. Prepararse para auditorías
Muchos analistas de la industria creen que las actividades de auditoría aumentarán en el lugar de trabajo híbrido actual. Es crucial estar preparado manteniendo un inventario actualizado durante una auditoría sorpresa.
Al proporcionar información detallada, actualizada y personalizable sobre el entorno de TI, Lansweeper es fundamental para garantizar que las organizaciones estén bien preparadas y equipadas con los datos necesarios para navegar sin problemas por varios escenarios de auditoría. Lansweeper escanea continuamente y de forma automática su entorno, por lo que siempre tiene un inventario completo y preciso. Aquí hay algunas formas en que Lansweeper ayuda con varios escenarios de auditoría:
- Inventario detallado de activos: Lansweeper crea una base de datos centralizada de todos los activos de hardware y software dentro de la organización, asegurando un registro claro de cada dispositivo e instancia de software. Esto es vital para las auditorías que requieren prueba de propiedad y uso de activos. Cumplimiento de licencias de software: A través de su capacidad de generación de informes, Lansweeper puede mostrar qué versiones de software están instaladas y dónde, facilitando la demostración del cumplimiento de los acuerdos de licencias de software y evitando las sanciones asociadas con el incumplimiento.
- Gestión de configuración: Las auditorías, especialmente las relacionadas con la seguridad, a menudo evalúan si los sistemas están configurados de acuerdo con las mejores prácticas o estándares específicos. Los informes de Lansweeper pueden detallar cómo están configurados los dispositivos, facilitando las verificaciones de cumplimiento.
- Dispositivos y software no autorizados: Lansweeper puede detectar dispositivos no autorizados conectados a la red o instalaciones de software no autorizadas, ayudando a las organizaciones a mantener un entorno de TI seguro y conforme.
- Documentación y datos históricos: Lansweeper mantiene datos históricos, permitiendo a las organizaciones demostrar cambios a lo largo del tiempo, retiros de activos o desinstalaciones de software, lo que puede ser crucial durante las auditorías.
- Estado de garantías y soporte: Para auditorías que evalúan la fiabilidad o resiliencia de la infraestructura de TI, Lansweeper puede proporcionar datos sobre qué dispositivos todavía están bajo garantía o contratos de soporte.
- Acceso de usuarios y permisos: Para auditorías centradas en el acceso a datos y permisos de usuarios, Lansweeper puede proporcionar información sobre qué usuarios pueden acceder a recursos específicos, asegurando que se respete y documente el principio de privilegio mínimo. Informes personalizables: Dependiendo de la naturaleza de la auditoría, las organizaciones pueden necesitar conjuntos de datos específicos. Lansweeper permite informes personalizables, asegurando que las organizaciones puedan presentar datos adaptados a los requisitos de la auditoría.
Cómo Lansweeper ayuda a GreenYard
Después de que Greenyard comenzara a usar Lansweeper, el equipo de TI descubrió 400 licencias adicionales de Microsoft que no eran necesarias debido a que personas dejaban la empresa y los equipos locales de TI no desactivaban máquinas ni eliminaban licencias. Además, Lansweeper descubrió varios servidores que habían estado inactivos, desperdiciando recursos. “Con Lansweeper proporcionando un inventario completo y preciso de nuestros activos de software y hardware, podemos identificar prácticas derrochadoras y renegociar acuerdos de licencias para reducir los costos de TI”, dijo Luc Verbist, CIO de Greenyard.
5. Maximizar la visibilidad de la infraestructura
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