5 estratégias eficazes para reduzir custos de TI em 2024 e além
O orçamento de TI é uma tarefa multifacetada. Requer previsão, adaptabilidade e comunicação eficaz com os interessados para garantir que os investimentos tecnológicos estejam alinhados com os objetivos organizacionais e ofereçam o valor ideal.
No entanto, a gestão e redução de custos de TI é uma prática essencial hoje em dia, pois as organizações de TI enfrentam um conjunto único de desafios orçamentários, sendo um dos principais a rápida e contínua evolução da tecnologia, que invariavelmente leva a despesas inesperadas enquanto as organizações se esforçam para se manter atualizadas e competitivas.
Além disso, as organizações devem equilibrar o custo de manter sistemas legados com os investimentos em novos sistemas. Uma parte significativa dos orçamentos de TI muitas vezes é consumida na manutenção de sistemas legados, o que pode restringir os recursos disponíveis para novos projetos. Além disso, os custos podem ser imprevisíveis: as tarifas de licenças de software flutuantes, o uso de serviços em nuvem ou os incidentes de cibersegurança imprevistos podem pressionar os orçamentos de TI e desviar recursos de outros projetos críticos. Muitas organizações lutam com a TI nas sombras, quando os departamentos adquirem sua tecnologia sem supervisão de TI, levando a redundâncias, desperdício e riscos.
As empresas de médio porte de hoje gastam uma parte significativa de suas receitas, aproximadamente 5%, em TI, e quando os custos saem do controle, podem se acumular. Nesta publicação, examinaremos por que o gasto em TI está aumentando e cinco estratégias-chave para reduzir custos de TI que você pode implementar para garantir que tenha o orçamento necessário para se adaptar, inovar e competir.
O que custa tanto?
Numerosas tendências coincidentes aumentam os custos de TI. Aqui estão algumas:
Transformação digital: Durante muitos anos, especialmente desde 2020, a transformação digital tem sido um foco importante para as empresas que buscam melhorar suas operações, oferecer novos produtos ou serviços digitais e melhorar as experiências dos clientes. Isso geralmente requer investimentos significativos em infraestrutura e produtos de TI.
Investimento em IA: A IA e outras tecnologias emergentes são necessárias para que as organizações acompanhem a concorrência. Implementá-las e treinar os funcionários para aproveitá-las requer investimentos significativos.
Computação em nuvem: A mudança para a computação em nuvem tem impulsionado os gastos de TI. Aproximadamente 89% das organizações têm um enfoque multicloud.
Cibersegurança: Com o aumento das ameaças cibernéticas, as organizações estão destinando mais orçamento para fortalecer sua postura de cibersegurança. 66% dos CIOs planejam aumentar seus gastos em cibersegurança este ano. Isso inclui gastar em software de segurança, hardware e serviços especializados.
Dados e análises: Tem havido uma ênfase crescente na tomada de decisões baseada em dados, o que exige que as empresas gastem mais em armazenamento de dados, ferramentas de análise e serviços relacionados para obter insights dos dados.
Conformidade normativa: Com regulamentações mais rígidas sobre proteção de dados e privacidade, as empresas têm gastado mais para garantir a conformidade, o que muitas vezes implica investimentos em TI.
Por essas razões, gerenciar seus ativos tecnológicos de maneira eficaz pode ajudar as empresas a reduzir os gastos com TI e preservar as margens. Por exemplo, a Gartner descobriu que as empresas podem reduzir os custos de software em até 30% com as melhores práticas em gestão de TI.
À medida que as organizações adotam novas tecnologias e o gasto em tecnologia aumenta, as soluções que permitem uma gestão abrangente de ativos tecnológicos – a próxima evolução na Gestão de Ativos de TI (ITAM) – podem oferecer uma otimização significativa e mensurável na redução de custos de TI para 2024 e além.
Uma abordagem inteligente para a redução de custos de ativos de TI: Gestão de Ativos Tecnológicos
A Gestão de Ativos Tecnológicos (TAI) transcende a ITAM tradicional ao fornecer dados por meio de capacidades avançadas de descoberta e inventário de TI para apoiar de maneira confiável não apenas cada cenário de TI, mas também cada cenário de negócios. A otimização de custos em toda a organização é o objetivo. Essa abordagem holística a torna autofinanciável e oferece economias substanciais a longo prazo. Para colocar essa teoria em prática, reunimos cinco maneiras pelas quais a Lansweeper pode ajudar a otimizar as estratégias para a redução de custos de TI, cada uma ilustrada por um caso real de um cliente.
5 formas de otimizar as estratégias de redução de custos de TI com Lansweeper
1. Eliminar processos manuais
Historicamente, o rastreamento de ativos de TI tem sido principalmente manual, envolvendo extensas planilhas com informações de rede desatualizadas e mapeamento. Os processos manuais levam a relatórios imprecisos sobre hardware específico de dispositivos e software não gerenciado, o que não só complica a gestão de despesas, mas pode ser desastroso para a produtividade, a conformidade e, em última análise, para os resultados de uma organização. Uma solução ITAM dedicada pode eliminar os caros processos manuais com funções de escaneamento automático, alertas e geração de relatórios para aumentar a precisão e a produtividade.
O Lansweeper simplifica significativamente as operações para os departamentos de TI ao automatizar numerosos processos manuais associados à gestão de ativos de TI. Com suas robustas capacidades de escaneamento, o Lansweeper descobre, cataloga e atualiza automaticamente os registros de todos os ativos de hardware e software na rede, eliminando a tarefa trabalhosa de documentar e rastrear manualmente esses recursos. A plataforma mantém constantemente um inventário atualizado, reduzindo o risco de erros e omissões que poderiam ser introduzidos pelo registro manual.
A função de geração de relatórios personalizáveis do Lansweeper permite que as equipes de TI gerem relatórios sob demanda sem a necessidade de examinar manualmente os dados. Esses relatórios automatizados simplificam os processos de análise e tomada de decisões, desde a conformidade com licenças de software até o estado do ciclo de vida do hardware. O Lansweeper substitui os métodos manuais tediosos e propensos a erros por soluções automatizadas, eficientes e precisas, permitindo que os departamentos de TI se concentrem em tarefas e iniciativas mais estratégicas.
Como o Lansweeper ajuda a ArcelorMittal Temirtau
Alexandr Chsherbov gerencia a infraestrutura de TI da planta da ArcelorMittal Temirtau, bem como dos escritórios e minas da empresa. Isso inclui aproximadamente 5.000 PCs, 500 servidores e vários sistemas de tecnologia operacional (OT) utilizados nas instalações de produção. Gerenciar todos esses ativos de maneira eficiente com sua solução anterior era um desafio porque a descoberta era lenta e não proporcionava uma cobertura total em toda a infraestrutura de TI.
“As informações ficavam desatualizadas rapidamente, o que não só colocava nossa organização em risco, mas também resultava em excesso de gastos operacionais, já que dependíamos de processos manuais para rastrear e manter dados precisos dos ativos”, disse Chsherbov. “Precisávamos de uma ferramenta mais poderosa que automatizasse a gestão de ativos e nos permitisse otimizar os custos.”
2. Fortalecer a cibersegurança
Os ciberataques aumentaram 38% em 2022 em relação ao ano anterior, e os ataques de engenharia social e ransomware tornaram-se cada vez mais sofisticados. Além disso, durante o primeiro trimestre de 2023, os ciberataques chegaram a uma média de 1248 por semana, um aumento de 7% em relação ao primeiro trimestre de 2022. À medida que as organizações se expandem e se tornam mais distribuídas, aumenta o número de dispositivos conectados.
A questão é esta: não se pode proteger o que não se pode ver. Os ativos esquecidos ou negligenciados podem executar software desatualizado ou até mesmo malware, criando vulnerabilidades de segurança que podem levar a perdas financeiras substanciais e dados comprometidos.
A grande maioria das organizações não tem um inventário completo ou preciso de ativos tecnológicos e, portanto, não pode compreender nem proteger a superfície de ataque. A Gestão da Superfície de Ataque de Ativos Cibernéticos (CAASM) é essencial na empresa moderna. O Lansweeper permite uma CAASM eficaz, ajudando as organizações a compreender a superfície de ataque, minimizar o risco e fortalecer sua postura geral de cibersegurança.
Ao identificar e catalogar cada dispositivo e software dentro de uma rede, o Lansweeper desempenha um papel essencial no fortalecimento da cibersegurança e na redução dos custos de TI associados à gestão de riscos de segurança e possíveis incidentes:
- O Lansweeper fornece um inventário completo de todos os ativos de hardware e software em uma organização, garantindo que as equipes de TI estejam cientes de todos os dispositivos e aplicativos que precisam ser protegidos. Conhecer as versões exatas do software e as especificações do hardware pode ajudar as equipes de TI a identificar software desatualizado ou vulnerabilidades conhecidas e aplicar patches e atualizações para reduzir o risco de exploração.
- Ao escanear regularmente a rede, o Lansweeper pode detectar dispositivos não autorizados que possam se conectar à rede da organização. A detecção rápida desses dispositivos permite que as equipes de TI tomem medidas rápidas, reduzindo as ameaças de segurança potenciais.
- O Lansweeper ajuda a garantir que todas as licenças de software estejam em conformidade com as regulamentações, reduzindo o risco de execução de software potencialmente inseguro ou pirata.
- O Lansweeper pode ajudar as organizações a garantir que os dispositivos estejam configurados de acordo com as melhores práticas de segurança e as políticas da empresa, e retificar rapidamente qualquer desvio ou configuração incorreta.
- O Lansweeper pode ajudar a identificar hardware e software que chegaram ao fim de sua vida útil, o que pode representar riscos de segurança, permitindo que as equipes de TI planejem substituições ou atualizações.
- Com os relatórios completos gerados pelo Lansweeper, as organizações podem realizar auditorias regulares de seus ativos de TI e identificar possíveis falhas de segurança.
Como o Lansweeper ajuda a Herman Miller
A Herman Miller implementou o Lansweeper para combater o risco de cibersegurança, aumentando a visibilidade em seu complexo ambiente de TI. A organização de TI se beneficia de mais de 100 relatórios personalizados do Lansweeper para manter o CIO informado.
3. Otimizar a elaboração de relatórios
A capacidade de geração de relatórios do Lansweeper permite que as equipes de TI gerenciem os recursos de maneira eficiente e reconheçam áreas de potencial economia de custos ao fornecer uma visão clara, detalhada e atualizada dos ativos de TI de uma organização.
As equipes de TI obtêm uma visão integral do seu ambiente de TI, o que facilita a tomada de decisões econômicas. Por meio de informações detalhadas sobre as instalações de software, os departamentos de TI podem otimizar as licenças de software, garantindo que paguem apenas pelo que realmente utilizam e eliminando aplicativos redundantes. Os relatórios sobre o ciclo de vida do hardware ajudam nas atualizações, redistribuições ou substituições oportunas, evitando despesas desnecessárias.
Ao rastrear dispositivos e seus padrões de uso de energia, os custos de energia podem ser reduzidos, e a capacidade do Lansweeper de monitorar configurações do sistema e software instalado acelera a resolução de problemas, diminuindo os gastos com tempo de inatividade. A geração de relatórios do Lansweeper também garante a conformidade das licenças de software, ajudando as organizações a evitarem sanções legais custosas.
A capacidade do Lansweeper de acessar facilmente dados relevantes reduz as complicações da geração de relatórios e elimina os erros humanos. O tempo dedicado a compilar relatórios detalhados para as unidades de negócio ou organismos reguladores e a recuperar dados para investigações de segurança é drasticamente reduzido, permitindo que o pessoal de TI dedique mais tempo a outras atividades críticas para a missão.
Como o Lansweeper ajuda a Radisson
Na Radisson, as equipes de TI individuais de cada hotel usavam o Lansweeper para descobrir e inventariar seus ativos de TI. No entanto, a nível global, faltava uma visão holística de todo o patrimônio de TI. “Sempre que precisávamos de informações dos hotéis, tínhamos que contatá-los individualmente, e eles enviavam os dados em vários formatos, como planilhas de Excel, que são propensas a erros e ineficientes”, disse Ben Vrijsen, Gerente de Serviços de Campo de TI EMEA na Radisson. “Isso dificultava a consolidação dos dados para visualizá-los e analisá-los de maneira holística.”
4. Preparar-se para auditorias
Muitos analistas da indústria acreditam que as atividades de auditoria aumentarão no ambiente de trabalho híbrido atual. É crucial estar preparado mantendo um inventário atualizado durante uma auditoria surpresa.
Ao fornecer informações detalhadas, atualizadas e personalizáveis sobre o ambiente de TI, o Lansweeper é fundamental para garantir que as organizações estejam bem preparadas e equipadas com os dados necessários para navegar sem problemas por vários cenários de auditoria. O Lansweeper escaneia continuamente e de forma automática seu ambiente, garantindo um inventário completo e preciso. Aqui estão algumas formas como o Lansweeper ajuda em vários cenários de auditoria:
- Inventário detalhado de ativos: O Lansweeper cria um banco de dados centralizado de todos os ativos de hardware e software dentro da organização, garantindo um registro claro de cada dispositivo e instância de software. Isso é vital para auditorias que requerem prova de propriedade e uso de ativos.
- Conformidade de licenças de software: Através de sua capacidade de geração de relatórios, o Lansweeper pode mostrar quais versões de software estão instaladas e onde, facilitando a demonstração da conformidade com os acordos de licenças de software e evitando as sanções associadas à não conformidade.
- Gestão de configuração: As auditorias, especialmente as relacionadas à segurança, frequentemente avaliam se os sistemas estão configurados de acordo com as melhores práticas ou padrões específicos. Os relatórios do Lansweeper podem detalhar como os dispositivos estão configurados, facilitando as verificações de conformidade.
- Dispositivos e software não autorizados: O Lansweeper pode detectar dispositivos não autorizados conectados à rede ou instalações de software não autorizadas, ajudando as organizações a manter um ambiente de TI seguro e em conformidade.
- Documentação e dados históricos: O Lansweeper mantém dados históricos, permitindo que as organizações demonstrem mudanças ao longo do tempo, retiradas de ativos ou desinstalações de software, o que pode ser crucial durante as auditorias.
- Status de garantias e suporte: Para auditorias que avaliam a confiabilidade ou resiliência da infraestrutura de TI, o Lansweeper pode fornecer dados sobre quais dispositivos ainda estão sob garantia ou contratos de suporte.
- Acesso de usuários e permissões: Para auditorias centradas no acesso a dados e permissões de usuários, o Lansweeper pode fornecer informações sobre quais usuários podem acessar recursos específicos, garantindo que o princípio do privilégio mínimo seja respeitado e documentado.
- Relatórios personalizáveis: Dependendo da natureza da auditoria, as organizações podem precisar de conjuntos de dados específicos. O Lansweeper permite relatórios personalizáveis, garantindo que as organizações possam apresentar dados adaptados aos requisitos da auditoria.
Como o Lansweeper ajuda a Greenyard
Depois que a Greenyard começou a usar o Lansweeper, a equipe de TI descobriu 400 licenças adicionais da Microsoft que não eram necessárias devido à saída de funcionários, e as equipes locais de TI não desativavam as máquinas nem removiam as licenças. Além disso, o Lansweeper descobriu vários servidores que estavam inativos, desperdiçando recursos. “Com o Lansweeper fornecendo um inventário completo e preciso de nossos ativos de software e hardware, podemos identificar práticas desperdiçadoras e renegociar acordos de licenças para reduzir os custos de TI”, disse Luc Verbist, CIO da Greenyard.
5. Maximizar a visibilidade da infraestrutura
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