Cómo usar tablas dinámicas de Excel para presentaciones de PowerPoint

Ventajas de trabajar con tablas dinámicas de Excel para la exploración de datos

Las tablas dinámicas no son exclusivas de Excel, pero este artículo se centrará en Excel, ya que sigue siendo la herramienta más extendida para manejar datos en un entorno empresarial. Los usuarios pueden crear tablas dinámicas en Excel y analizar los datos dentro de la hoja de cálculo, e incrustarlos en presentaciones de PowerPoint.

Si es nuevo en las tablas dinámicas de Excel, o necesita un repaso sobre cómo preparar y estructurar sus datos, puede obtener una revisión rápida en la página de soporte de Microsoft.

El uso principal de las tablas dinámicas es convertir grandes tablas de datos planas, a menudo con miles de filas y docenas de columnas, en una vista con diseños flexibles de columnas y filas que permite una exploración y un análisis rápidos. La tabla dinámica facilita la ejecución de un análisis ad-hoc, explorando y segmentando los datos para descubrir información a la que, de otro modo, no tendría acceso.

Las ventajas que ofrecen las tablas dinámicas abarcan todo el proceso, desde la configuración de los datos hasta su análisis y la colaboración dentro de los equipos.

Configuración de los datos de la tabla dinámica

Excel puede analizar cualquier tabla de hoja de cálculo, .txt o archivo .csv existente y usarlo para generar una tabla dinámica. Puede exportar datos de otra herramienta, como su software de gestión de inventario, Salesforce, Power BI, SAP o plataformas de análisis de marketing, simplemente cárguelos en Excel y cree una tabla dinámica.
Excel lee los datos de origen, pero no los cambia al crear una tabla dinámica, por lo que los datos de entrada permanecen limpios y no tiene que preocuparse por las imprecisiones.

Análisis de los datos de la tabla dinámica

Las tablas dinámicas hacen que los datos sin procesar sean digeribles al convertir grandes conjuntos de datos en tablas de resumen más pequeñas.
Las tablas dinámicas de Excel solo requieren un par de clics para configurarse, por lo que son una forma rápida de realizar una exploración ad-hoc y obtener una primera impresión de un conjunto de datos.
Excel le permite elegir exactamente qué columnas desea incluir en su tabla dinámica, lo que le permite simplificar un conjunto de datos centrándose en las dimensiones relevantes.
Las tablas dinámicas hacen mucho trabajo pesado por usted al automatizar agregaciones que, de otro modo, requerirían fórmulas enrevesadas y propensas a errores.
Los filtros se pueden aplicar y editar fácilmente, lo que le permite ocultar puntos de datos menos relevantes y explorar los datos desde diferentes perspectivas.
Las tablas dinámicas se pueden actualizar fácilmente para incluir cualquier dato nuevo o actualizado,
Excel le permite agregar segmentaciones de datos para filtros y escalas de tiempo para la selección de fechas a fin de facilitar la exploración de datos, incluso para los usuarios que no están familiarizados con el conjunto de datos.

Colaboración dentro de equipos

Las tablas dinámicas no requieren ningún conocimiento de programación de Python o SQL, o incluso fórmulas de Excel, por lo que los no especialistas pueden trabajar fácilmente con ellas.
Las tablas dinámicas de Excel ya están integradas en el entorno en el que se llevan a cabo muchas otras tareas empresariales, lo que ayuda a compartir archivos, colaborar y conectarse a otras hojas de cálculo
Excel es totalmente compatible con otros programas de Microsoft Office, por lo que las tablas dinámicas se pueden copiar e insertar fácilmente en presentaciones de PowerPoint o documentos de Word.
Excel funciona con Power Query para equipos con requisitos sofisticados para crear canalizaciones de transformación de datos más complejas que puedan alimentarse en tablas dinámicas.

Casos de uso empresarial comunes de las tablas dinámicas de Excel

Dada la versatilidad de las tablas dinámicas de Excel, no es de extrañar que los profesionales de negocios las utilicen para una amplia variedad de casos de uso, como lo demuestra una selección de ejemplos compartidos por los trabajadores del conocimiento:

Simplificación de grandes conjuntos de datos en una función de la cadena de suministro
Creación de informes a partir de exportaciones de datos de software de contabilidad
Transformación de los datos de SAP en una estructura más manejable
Creación de informes semanales de problemas de calidad
Visualización de datos de ventas granulares por cliente, artículo o región a lo largo del tiempo
Preparación de datos de entrada para su uso en otras hojas de cálculo
Resumen de grandes conjuntos de datos en un contexto contable
Creación de informes que se beneficien de un filtrado y una segmentación sencillos

Estos casos de uso confirman dos cosas. En primer lugar, las tablas dinámicas no están restringidas a industrias específicas. En segundo lugar, si bien las tablas dinámicas a menudo se asocian con la facilidad de exploración de datos, lo que las hace muy adecuadas para tareas ad-hoc y análisis únicos, las tablas dinámicas también se utilizan como parte del proceso para generar informes recurrentes.

Desventajas de las tablas dinámicas de Excel

Las tablas dinámicas son una herramienta valiosa para convertir los datos sin procesar en información significativa, ya que ayudan a revelar patrones en conjuntos de datos que, de otro modo, serían demasiado grandes para analizar. Pero las tablas dinámicas de Excel tienen algunas desventajas, especialmente para los usuarios que están menos familiarizados con ellas:

La referencia a celdas dentro de tablas dinámicas funciona de forma diferente a la referencia a celdas estándar de Excel, lo que puede provocar errores al realizar cálculos que hacen referencia a datos de tablas dinámicas.
Agregar filas o columnas calculadas a las tablas dinámicas es una experiencia engorrosa, lo que significa que los usuarios a menudo tienen que agregar columnas auxiliares a sus datos de origen.
Preparar y limpiar los datos de origen para un análisis de tabla dinámica puede ser un proceso lento, a menos que los datos se originen como una exportación estándar en un formato confiable.
Es posible crear cuadros de mando, pero las funcionalidades de las tablas dinámicas de Excel son muy limitadas en comparación con el software especializado en inteligencia empresarial como Tableau o Power BI.
La actualización debe hacerse manualmente y para cada tabla dinámica individualmente, lo que puede provocar incoherencias si se han actualizado los datos de origen.

Como el propósito principal de las tablas dinámicas es el análisis de datos, tienen una clara desventaja: no permiten fácilmente la creación de gráficos profesionales. En la siguiente sección se analizará cómo puede cerrar la brecha entre un análisis de tabla dinámica y una visualización impactante que respalde su narración.

Visualización de los datos de la tabla dinámica en Excel y PowerPoint

Una potente visualización de datos es esencial para comunicar mensajes de forma eficaz, pero incluso la visualización de datos rudimentaria también puede ser una herramienta útil durante la exploración de datos. El punto de partida es la propia tabla dinámica, que ya puede considerarse una especie de visualización. Pequeños ajustes, como cambiar el formato de los números, establecer el ancho de las columnas o mostrar los totales de filas y columnas, pueden facilitarle la digestión de los datos y la búsqueda de información.

El siguiente nivel de sofisticación, aunque todavía no va más allá de la tabla dinámica, es el formato condicional. Excel ofrece una variedad de opciones de formato condicional, que pueden ser útiles si se aplican de manera efectiva, pero que pueden volverse muy desordenadas rápidamente, especialmente si reestructura sus datos después de haber configurado reglas de formato condicional.

Creación de un gráfico dinámico simple a partir de la tabla dinámica

Incluso con el formato condicional, las visualizaciones de tablas solo pueden llegar hasta cierto punto. La mejor opción para explorar los datos de la tabla dinámica es con un gráfico dinámico, que puede insertar fácilmente seleccionando Gráfico dinámico en la pestaña Analizar tabla dinámica de Excel. El cuadro de diálogo para insertar un gráfico dinámico es el mismo que para otros gráficos, aunque con algunas opciones (por ejemplo, gráficos de cascada) que no están disponibles para los datos de la tabla dinámica.

Tip: Just like ordinary Excel tables, you can press Alt + F1 from within the pivot table to instantly create a pivot chart. This will be column chart by default, but you can easily right-click to change chart type and you can also adjust the formatting if needed.

Pivot charts look like other Excel charts, but they behave slightly differently, because they are tied to the data in your pivot table. Any updates to the pivot table will be automatically reflected in the chart, letting you instantly see how the data is impacted by changes you make to your columns, filters or data aggregations. Or if the pivot table data is refreshed, the pivot chart will refresh at the same time.

The link between the pivot chart and pivot table helps you analyze your data quickly and discover trends worthy of further exploration. And the link even works both ways, letting you make changes directly via the pivot chart that will be reflected in the pivot table.

Building an interactive dashboard from pivot table data

By creating multiple pivot charts, you can use pivot tables to fuel interactive dashboards that let users explore the data from several angles at once. Filters can be used to control multiple charts simultaneously and reveal the relationships between different metrics or datasets.

While specialized business intelligence platforms like Tableau or Power BI exist for this purpose, it’s perfectly possible to use Excel to build attractive, functional dashboards with charts, tables, slicers, and timelines. Particularly for single-source data environments or for medium-sized businesses, Excel will often be the most suitable dashboard solution.

Whichever tool is used for the final output, pivoting the data in Excel can be a valuable way of quickly understanding its structure before setting up the data pipeline and building a complex dashboard.

Limitations of Excel pivot charts for presentations

Excel’s pivot charts essentially serve as an extension of the pivot table’s data exploration capabilities, rather than offering a robust data visualization experience. For all their value as a data exploration tool, Excel’s pivot charts are not often used in presentations, even though the functionality exists to copy them into PowerPoint. Reasons for this include:

The data link between the pivot chart and the pivot table eliminates flexibility, meaning you have to remove a series from the table if you don’t want to display it in the chart.
The pivot chart layout strictly follows the series and categories of the pivot table, which will often not be the layout you need. The only way to swap the series and columns in the pivot chart is to swap the rows and columns in the pivot table. This is rarely good for readability and it can sometimes break formulas by shifting or overwriting other elements on the Excel spreadsheet.
Date grouping, such as by month or quarter, might be useful for understanding the data in the pivot table but it might not transfer to an attractive, readable chart.
Number formats are not treated as part of the data link, so there can be misalignment between pivot chart labels and the data in the pivot table, which can cause confusion when switching between the two.
The chart includes field, filter buttons and date grouping buttons that are useful for analyzing the data, but interfere with the visualization.

As well as these specific features of pivot charts, you still face all the other restrictions associated with formatting charts in Excel or PowerPoint. And many of these—such as clunky axis labelling—are only exacerbated by the fact that pivot table data often has a more complex structure than flat table data.

Reference tables as a solution to pivot table limitations

A solution to the limitations of pivot charts is to decouple the pivot table data from the chart. Breaking the link between chart and table makes the pivot chart less useful for exploration, but it gives you more flexibility to make an impactful visualization.

When you set up a reference table, you have three options that can be useful depending on your scenario:

Copy from the pivot table and paste values: Pasting values will capture the state of the pivot table at the moment you copy it. This can be a suitable approach if your data is finalized and you have settled on a view that you would like to visualize. It also means that you can continue to explore the data and change filters without your reference table changing.
Reference the cells in formulas: Using formulas that refer to the cells in the pivot table will mean that your reference table will update if your pivot table data is refreshed, making it less prone to data inconsistencies. However, if you make changes to the structure of your pivot table, then your formulas may no longer reference the right cells. This is best if you have settled on a pivot table structure but expect the source data to be refreshed.
Use GETPIVOTDATA: Working with the GETPIVOTDATA function lets you reference fields and items in the pivot table by name, so your formula doesn’t break even if the fields or items move as you restructure the pivot table. This is a powerful option but it requires more complex formulas and it can still result in errors depending on which changes are made to the pivot table data.

Whichever option you use, you will encounter the fewest errors if you complete your pivot table analysis before setting up your reference table. This isn’t always practically possible, but once you have the final data structure and number of series, and you know what you want to draw attention to, you can exercise much more freedom in your visualization.

Pivot tables don’t refresh automatically when the source data changes, so always remember to refresh your pivot table, or your reference table won’t be updated either.

Linking your Excel pivot table data to PowerPoint

With your reference table in place, you can use it as the source data for a chart, which you create and format in the usual way in Excel. To add the chart to a presentation, it’s easy to copy it from Excel into PowerPoint. The Paste Special tool provides a few methods to choose how you insert the chart into your presentation:

Microsoft Excel Chart Object: Inserts a chart with a datasheet embedded in PowerPoint that lets you format the chart and edit data directly within the presentation.
Linked Microsoft Excel Chart Object: Pastes a chart that’s linked to the source Excel file so that updates made in Excel will be reflected in the chart within the PowerPoint presentation.
Picture (various formats): Creates an image (e.g., .jpg, .png) of the chart in its current formatting.

Each of these options has disadvantages to be aware of:

Non-linked Microsoft Excel Chart Objects can be difficult to edit in PowerPoint, and they create a disconnect between the chart in your presentation and the data in your spreadsheet.
Linked objects can lose the connection to the Excel file if the file is renamed or moved.
Pictures are only viable if your chart formatting and data are completely finalized, as changes you make after pasting will not be reflected.

Knowing these drawbacks is a start to working around them, but they all mean that the standard link between your Excel pivot table and PowerPoint can lead to some kind of frustration.

Two scenarios for creating charts from pivot tables for presentations

Just as pivot tables are used to generate insights in a wide range of business contexts, there are also few restrictions on how these insights are presented. To cover some of the most common cases, this section will address two general scenarios for visualizing and presenting pivot table data, and show how think-cell can help with this vital part of the decision-making process:

Scenario 1: Connecting a pivot table to a recurring report in PowerPoint

Pivot tables are widely used to create weekly or monthly PowerPoint reports that can be built once and simply refreshed with the new data. think-cell’s linking has two critical advantages that make automation of recurring reports from pivot tables more stable, efficient, and less susceptible to errors:

Robust Excel links: The ordinary links from Excel to PowerPoint, generated when inserting a chart, will break if a file is moved or renamed. This can easily happen for recurring reports, particularly if new versions are saved for each iteration or they are shared amongst a broader team. think-cell Excel links are preserved even when a file is renamed, moved, sent as an email attachment, or even if the linked slide is copied to another file. Whatever happens, you never have to worry about the connection to your pivot table data being lost.
Data links for text: think-cell links aren’t limited to charts or data tables. You can also link the value in an Excel cell to text in a PowerPoint shape or text box. This lets you reference totals or trends from your pivot table and include them in annotations that will automatically refresh in sync with your charts.

Note: While think-cell’s Excel links can be set to update automatically when the data changes, Excel’s pivot tables do not update automatically with the source data. Always check your pivot table is refreshed if you want your PowerPoint presentation to be correct.

Saving time and increasing accuracy of reports are clear primary benefits, but the secondary benefits are no less significant. With the menial aspects automated, teams have more mental capacity for analysis and ad-hoc observations. By enhancing their report with meaningful insights, they can create more value for the company, drive business decisions, and strengthen their own personal reputation.

Scenario 2: Including pivot table data in an ad-hoc presentation

One of pivot tables’ main strengths for data exploration is that they let the user set filters and choose the categories they want to look at. But this choice is precisely what you don’t want if you are controlling the narrative in an ad-hoc PowerPoint presentation. You want a fixed view of the data so that you can highlight your perspective and use it to support your arguments.

think-cell’s charting capabilities let you tell exactly the story you want, without compromises. You can read in detail about think-cell charts, but three features stand out when getting the most impact from your pivot table data for your ad-hoc presentation:

Auto-calculated annotations: If your pivot table shows developments over time, there will often be one category with an interesting or unexpected trend you want to highlight. think-cell makes it easy to add auto-calculated growth rates or deltas that that visually emphasize the slide’s main takeaway and help tell your story.
Waterfall charts: Pivot tables are often used to sum values by category, which can form the basis of a waterfall chart showing how each category contributes to an overall change. think-cell’s industry-leading waterfall charts are much more flexible than the standard options offered by Excel and PowerPoint.
Brand compliance: If you’ve run an ad-hoc analysis with a pivot table and you’re working at speed, then you don’t have time to worry about adjusting it to brand colors, fonts and styling. With the think-cell Library, you can easily access your company’s corporate templates. All you have to do is insert the chart into your presentation and you know that it will be on-brand and make a professional impression.

Conclusion: bridge the gap from pivot table analysis to visualization

Excel pivot tables are highly versatile for data analysis but you need a specialized tool to bridge the gap from exploration to visualization. The pivot table will help you draw powerful insights from a dataset but not communicate them effectively to your audience.

think-cell closes the loop by integrating seamlessly into Excel and PowerPoint and helping you bring your pivot table data to life. think-cell also equips you with tools for creating professional business slides that will help frame your charts and make your messages as impactful as possible.