Cómo Crear el Correo Electrónico de Negocio Perfecto: Una Guía Paso a Paso

Su dirección de correo electrónico habla antes que usted. Cuando los clientes o socios potenciales ven john.smith@company.com en lugar de johnnyboy123@gmail.comya están formando impresiones sobre su profesionalismo.

Una dirección de correo electrónico comercial no es solo una herramienta de comunicación, sino un apretón de manos digital. A menudo es el primer punto de contacto con clientes, socios y partes interesadas, estableciendo el tono para todas las interacciones futuras. Ya sea que esté lanzando una startup o haciendo crecer un negocio establecido, crear la dirección de correo electrónico comercial correcta es un paso crucial para construir su identidad profesional.

Explore cómo crear una dirección de correo electrónico que exija respeto y refleje el profesionalismo de sus negocios.

¿Qué es una dirección de correo electrónico comercial?

Una dirección de correo electrónico comercial es un correo electrónico profesional que utiliza el nombre de dominio de su empresa (la parte posterior al símbolo ‘@’) en lugar de proveedores genéricos como Gmail o Yahoo. Esto le da al correo electrónico una identidad profesional de marca y refuerza la confianza en la comunicación relacionada con el trabajo.

Por ejemplo: emmaroberts@hiver.com

A veces, la parte antes de “@” puede incluir un nombre de departamento.

Esta estructura ayuda a identificar claramente que el correo electrónico está conectado a una empresa, haciendo que la comunicación parezca más oficial y creíble.

Cuando alguien recibe un correo electrónico de una dirección comercial, puede verificar inmediatamente su conexión con su empresa a través del nombre de dominio. Esta verificación incorporada ayuda a establecer confianza y credibilidad en sus comunicaciones profesionales.

¿En qué se diferencia un correo electrónico comercial de un correo electrónico ordinario?

Además de usar un dominio personalizado (como yourname@company.com), aquí están las características clave que distinguen un correo electrónico comercial de uno personal:

Seguridad y cumplimiento: Los correos electrónicos comerciales incluyen funciones avanzadas de cifrado y seguridad, como autenticación de dos factores y filtros de spam, para proteger la información confidencial y garantizar el cumplimiento de los estándares de la industria como GDPR o HIPAA
Herramientas profesionales e integración: Estas cuentas se integran perfectamente con herramientas de productividad como calendarios, intercambio de documentos y sistemas CRM permitir flujos de trabajo eficientes y colaboración
Estándar de comunicación: Los correos electrónicos comerciales proporcionan consistencia en tono y formato, reforzando la identidad de marca en cada correspondencia y cumpliendo con las expectativas del cliente de profesionalismo
Control administrativo: Con la administración centralizada, los administradores pueden establecer permisos, monitorear el uso y resolver problemas rápidamente, asegurando que el sistema funcione sin problemas para todo el equipo

¿Por qué necesita crear una dirección de correo electrónico comercial?

Todos los días, los clientes son constantemente bombardeados con correos electrónicos. En promedio, cada usuario envía y recibe alrededor 121 Correos electrónicos al día. Con tanto desorden en sus bandejas de entrada, una dirección de correo electrónico profesional puede ayudar a que su mensaje se destaque.

Aquí hay algunos otros beneficios clave de tener una dirección de correo electrónico comercial:

1. Te hace ver profesional

Imagine que recibe dos correos electrónicos: uno de una dirección personal como johndoe123@gmail.com y el otro de john@companyname.com.

¿Cuál parece más confiable?

Como usuario de Reddit JacobStyle lo pone, “Usar una dirección de Gmail para negocios orientados al cliente es como presentarse a una reunión de ventas en una camiseta manchada de ratty.”

La diferencia entre un correo electrónico personal y uno de negocios es la diferencia entre parecer un aficionado y un profesional.

Esto es lo que dijo otro Redditor sobre tener una dirección @gmail para un correo electrónico comercial:

Una dirección de correo electrónico comercial muestra que eres serio y profesional, y esa confianza es clave para causar una buena impresión.

2. Ayuda a construir tu marca

Tener un correo electrónico comercial es una manera fácil de promocionar su marca. Cada vez que envía un correo electrónico a alguien, le dará otro recordatorio del nombre de su empresa.

El uso de una dirección de correo electrónico profesional facilita que sus clientes recuerden y reconozcan su negocio, lo que ayuda a crear una conciencia de marca duradera.

3. Construye confianza y lealtad

Con los clientes que tienen innumerables opciones para comprar, su marca necesita superar a todos para ganarse su confianza. Una dirección de correo electrónico profesional puede desempeñar un papel importante en eso.

Los estudios demuestran eso 65% de las personas encuentre correos electrónicos de direcciones de marca de la empresa más creíbles que los personales. Esta credibilidad genera confianza y fomenta la lealtad del cliente.

Cuando los clientes ven correos electrónicos provenientes de una fuente reconocible, se les asegura que están comprometidos con un negocio legítimo. Esta confianza ayuda a impulsar la retención de clientes y fortalece las relaciones a largo plazo.

4. Apoya sus esfuerzos de ventas

Los correos electrónicos son uno de los canales más efectivos para llegar a clientes potenciales y fomentar oportunidades de ventas. Una dirección de correo electrónico comercial, como info@companyname.com, mejora la credibilidad y asegura que su alcance se destaque como profesional.

Además, el uso de un dominio comercial verificado reduce el riesgo de marcar sus correos electrónicos como spam, mejorando sus posibilidades de aterrizar en las bandejas de entrada de customers’. Esto no solo aumenta la imagen de su marca, sino que también mejora significativamente la efectividad de su comunicación de ventas.

5. Mejora el servicio al cliente

El correo electrónico sigue siendo el canal más utilizado para el servicio al cliente, con aproximadamente el 75% de los clientes que lo prefieren para consultas o problemas. Pero sus clientes deben confiar en el correo electrónico que usan para comunicarse con usted.

Una dirección de correo electrónico comercial proporciona un canal seguro y confiable para las interacciones con los clientes, ofreciendo claridad y seguridad durante las consultas o la resolución de problemas. Es más probable que los clientes se involucren cuando se sienten seguros de que sus preocupaciones están llegando al lugar correcto, allanando el camino para un soporte más suave y efectivo.

Ahora que tenemos una comprensión justa de por qué las empresas deben tener su dirección de correo electrónico dedicada, ¡echemos un vistazo a cómo crear una que se destaque!

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¿Cómo crear un correo electrónico de la empresa en pasos simples?

Crear una dirección de correo electrónico profesional para su negocio va más allá de elegir el proveedor adecuado. El primer paso es seleccionar un nombre de dominio que represente su marca y resuene con su audiencia, lo que sigue el símbolo —@‘ y le da a su correo electrónico su ventaja profesional.

¿Listo para configurar el correo electrónico de su empresa? Siga estos sencillos pasos para establecer una dirección de correo electrónico personalizada que se alinee con su marca y admita una comunicación fluida.

Paso #1: Elija un Nombre de usuario

La primera decisión que deberá tomar es qué nombre de usuario elegir. ¿Está creando un correo electrónico para un individuo o para un departamento específico dentro del negocio?

Si se trata de una dirección personal, considere usar su nombre completo o incluso combinarlo con su título de trabajo o profesión. Por ejemplo:

john@company.com
janedoe.marketing@company.com
ventas@company.com (para una bandeja de entrada del equipo)
soporte@company.com (para servicio al cliente)

Por otro lado, si necesitas mover correos electrónicos de tu bandeja de entrada personal a una compartida, puedes hacerlo con dos opciones:

Usa la opción “Agregar a Shared Mailbox”: Abra el correo electrónico y haga clic en el botón “Agregar a Mailbox” compartido en el Panel de actividad del lado derecho.
Reenviar correos electrónicos al ID de la Bandeja de Entrada Compartida: Simplemente reenvíe el correo electrónico a la dirección de la bandeja de entrada compartida para una transferencia rápida.

Configurar Hiver es rápido y simple, y puede tener a su equipo en funcionamiento en menos de 10 minutos.

Paso #2: Elija un Servicio de Correo Electrónico

Una vez que haya descubierto el nombre de usuario, es hora de elegir un proveedor de servicios de correo electrónico. Para un correo electrónico comercial, usted querrá un servicio que ofrezca las siguientes características:

Amplio almacenamiento en la nube para correos electrónicos y archivos adjuntos
La capacidad de enviar archivos grandes
Características de seguridad fuertes, incluyendo protección contra virus
Filtros de spam para bloquear correos electrónicos no deseados
Capacidades de archivo para una fácil recuperación de mensajes pasados
Características de programación de tareas para mantenerse organizado
Un precio razonable que se ajusta a su presupuesto

Asegúrese de que el proveedor que elija se adapte a las necesidades de su negocio y ofrezca todas las herramientas para mantener su comunicación segura y eficiente.

Por ejemplo, Hiver es una herramienta versátil de colaboración por correo electrónico creada para equipos que trabajan directamente dentro de Gmail. Transforma Gmail en un poderoso bandeja de entrada compartida plataforma, racionalización de la comunicación, la colaboración y la automatización del flujo de trabajo.

Con Hiver, puede administrar cuentas de correo electrónico compartidas y convertir su Gmail en un centro de colaboración en equipo con sus complementos. La plataforma le permite administrar cuentas de correo electrónico compartidas como ventas@company.com o info@company.com—directamente desde tu Gmail.

Puede asignar correos electrónicos como tareas, realizar un seguimiento de los mensajes de usuario que manejan qué y mantener todo organizado con solo unos pocos clics. Comuníquese en torno a los hilos de correo electrónico agregando notas, ayudándole a evitar perderse en el desorden de la bandeja de entrada.

Hiver también le permite compartir etiquetas de Gmail, como “líder de ventas,” para que su equipo pueda acceder y colaborar en conversaciones por correo electrónico fácilmente.

Administrar los correos electrónicos de su empresa se vuelve mucho más fácil con el cliente de correo electrónico adecuado.

Paso #3: Registre una Cuenta Comercial

Con su proveedor elegido, es hora de registrar su cuenta de correo electrónico comercial. Este suele ser un proceso fácil que implica seleccionar su nombre de dominio y configurar su perfil.

La mayoría de los servicios ofrecen un proceso de registro intuitivo (como Hiver!) eso te guía a través de la configuración. Siga las indicaciones y tendrá su cuenta de correo electrónico comercial lista en poco tiempo.

Paso #4: Crear Alias de Correo Electrónico

Un alias es una dirección de email que no tiene su propia bandeja de entrada. En cambio, cualquier mensaje que se le envíe se reenvía a una cuenta principal. Esto puede ser especialmente útil para nuevas empresas.

Por ejemplo, si usted es una startup sin personal todavía, el uso de alias como sales@ o enquiries@ le da a su negocio un aspecto profesional y establecido.

También puede consultar nuestro tutorial paso a paso para creación de alias de correo electrónico si eres un principiante.

Paso #5: Configurar una Firma de Correo Electrónico

No olvides crear una firma de correo electrónico. Una vez hecho esto, configure una libreta de direcciones y sincronice su correo electrónico con un calendario en línea.

Estas características son clave para administrar su horario diario y mantenerse organizado.

Mejores prácticas para crear una buena dirección de correo electrónico para empresas

Si desea que el correo electrónico de su empresa se destaque y refleje bien su marca, siga estos consejos. Te ayudarán a garantizar que tus correos electrónicos se vean pulidos y profesionales.

Mantenlo profesional: Puede ser tentador usar un apodo, pero déjelo fuera del correo electrónico de su empresa. Un apodo puede confundir a las personas que no te conocen personalmente. Apéguese a su nombre completo o iniciales para facilitar que otros lo identifiquen.
Evitar números: Los números en su dirección de correo electrónico pueden activar filtros de spam, lo que significa que sus correos electrónicos podrían perderse. Si necesita una dirección de correo electrónico única, considere usar su segundo nombre u otra variación. De esta manera, evitará cualquier problema técnico innecesario.
Mantener la coherencia en toda la empresa: Establezca un formato de correo electrónico uniforme para todos sus empleados. Si su correo electrónico comercial sigue nombre.lastname@domain.com, asegúrese de que sus empleados’ direcciones de correo electrónico también lo hagan. También puede configurar correos electrónicos grupales para diferentes departamentos, como soporte@domain.com o ventas@domain.com. Esto crea un aspecto limpio y profesional en toda su empresa.

Siguiendo estos pasos, tendrá un correo electrónico comercial que no solo se ve profesional, sino que también genera confianza y mejora la comunicación.

Mejore sus Comunicaciones Comerciales Con Hiver

Una dirección de correo electrónico profesional de negocios es esencial. Ayuda a que sus mensajes se destaquen en una bandeja de entrada llena de gente, generando confianza y lealtad con clientes potenciales. Esto conduce a mayores ventas, un mejor servicio al cliente y una imagen de empresa más pulida.

Los pasos de este artículo lo guiarán para configurar su propia dirección de correo electrónico comercial de manera rápida y fácil.

Pero, simplemente tener una dirección de correo electrónico profesional no es suficiente para hacer crecer su negocio. También necesita un sistema eficiente de gestión de correo electrónico. Ahí es donde entra un cliente de correo electrónico confiable, como Hiver.

Con las características centradas en el negocio de Hiverges y las integraciones sin interrupciones, administrar los correos electrónicos de su equipo se vuelve más fácil que nunca. No te pierdas de nadie regístrese hoy para Hiver ¡y lleve sus comunicaciones comerciales al siguiente nivel!