Comprendiendo la gestión de activos remotos

Imagina esto: Eres un administrador de TI y recibes una solicitud de un usuario para un nuevo teléfono inteligente. Te preguntas: ¿Necesita realmente un nuevo dispositivo? ¿Cuándo compramos el último? ¿Está ejecutando el sistema operativo más reciente?

Mantener un seguimiento de hardware, software y equipos IoT puede ser complicado, especialmente ahora que los empleados trabajan desde diversos lugares y utilizan múltiples dispositivos.

Afortunadamente, la gestión remota de activos puede ayudarte a enfrentar el desafío. Al monitorear y gestionar los activos de manera remota, nunca pierdes la supervisión de tu infraestructura de TI. Esto no solo facilita tu trabajo, sino que también reduce los costos y mejora la seguridad.

En este artículo, profundizamos en las ventajas de la gestión remota de activos y ofrecemos algunos consejos prácticos para ayudarte a comenzar.

¿Qué es la gestión remota de activos?

Antes de profundizar en la gestión remota de activos, definamos qué entendemos por activos.

Activos fijos

Según Investopedia, los activos fijos son elementos que una empresa utiliza a largo plazo para generar ingresos. Estos activos incluyen terrenos, edificios, vehículos, maquinaria, equipos de computadora y software.

Activos de TI

En este artículo, nos enfocamos en los activos de TI (o activos digitales). Los activos de TI son activos fijos relacionados con la tecnología de la información. Pueden incluir hardware, software, dispositivos IoT, dispositivos de red y sistemas.

El proceso de identificar, monitorear y gestionar los activos de TI desplegados se conoce como gestión de activos de TI (ITAM, por sus siglas en inglés). Algunas empresas utilizan soluciones de software para gestionar los activos de TI en diferentes ubicaciones. Esto se llama gestión remota de activos.

Con los empleados utilizando múltiples dispositivos y trabajando desde diferentes ubicaciones, el panorama de los activos de TI se vuelve cada vez más complejo. Por esta razón, la gestión remota de activos representa un desafío para muchas empresas.

¿Qué es el software de gestión remota de activos?

El software de gestión remota de activos es una plataforma digital que te ayuda a identificar, monitorear y gestionar tus activos de TI de manera efectiva. Esto significa mantener un inventario de todos los activos de TI y rastrearlos a lo largo de su ciclo de vida.

Para ilustrarlo, imagina una empresa que despliega nuevas laptops a varios empleados. Con la ayuda del software de gestión remota de activos, el equipo de TI de la empresa puede:

Mantener un inventario de todas las laptops desplegadas
Rastrear el uso de las laptops
Monitorear el rendimiento de las laptops
Aplicar parches y desplegar software
Detectar problemas técnicos
Identificar otras laptops que necesitan ser reemplazadas

¿Por qué las empresas necesitan software de gestión remota de activos?

Debido al cambio global hacia el trabajo remoto, muchas empresas están adoptando software de gestión remota de activos. De hecho, Research and Markets proyecta que el mercado de gestión de activos digitales seguirá creciendo más del 12% anual hasta 2029.

Pero, ¿vale realmente la pena el software de gestión remota de activos? Veamos algunos de los beneficios:

Aumento de la productividad

Con una solución de gestión remota de activos, tu equipo de TI puede monitorear los activos las 24 horas del día y abordar problemas potenciales antes de que causen problemas significativos. Esto significa menos interrupciones para los usuarios finales, menos resolución de problemas de emergencia y jornadas laborales más productivas para todos.

Ahorro de costos

Con la gestión remota de activos, hay menos necesidad de mantenimiento en sitio o manual (piensa en el mantenimiento de servidores, por ejemplo). Esto reduce los gastos de viaje y el tiempo dedicado en la carretera. Además, al monitorear y mantener tus activos de manera remota, puedes asegurar un uso óptimo y una vida útil más larga de los activos.

Seguridad y cumplimiento

La gestión remota de activos te ayuda a mantener el cumplimiento al mantener registros precisos de todos los activos desplegados y garantizar que cumplan con las políticas internas y los estándares de la industria. También mejora la seguridad al permitirte detectar rápidamente comportamientos de uso sospechosos y TI en la sombra que podrían introducir amenazas a tu red.

Escalabilidad fácil

A medida que tu negocio crece, tu panorama de activos también se expande. Manejar esta expansión es más fácil si estás utilizando software de gestión remota de activos. Te permite mantener la visibilidad de cada activo mientras te adaptas a las demandas y condiciones cambiantes.

Cómo empezar con la gestión remota de activos

Comenzar con la gestión remota de activos puede parecer abrumador. Por eso, es mejor tomar las cosas paso a paso. Sigue nuestro enfoque estructurado y estarás listo en poco tiempo.

Realiza una auditoría

Comienza con una auditoría completa de tu inventario de TI. Una solución de descubrimiento de red automatizada puede ayudarte a rastrear cada activo en tu red, incluyendo la información relevante sobre los activos.

Para los activos de hardware, podrías documentar el fabricante, modelo, sistema operativo, dirección IP y ubicación. Para los activos de software, es posible que desees registrar el editor, versión, fecha de lanzamiento, fecha de instalación y estado de los parches.

Esta auditoría revelará cualquier dispositivo o pieza de software que no haya sido adquirido a través de tu proceso de adquisición habitual. Descubrir estos activos ocultos es esencial para mantener la seguridad de TI en toda tu organización.

Recuerda que tu panorama de activos está siempre cambiando, así que necesitas realizar estas auditorías y actualizar tu inventario de manera regular.

Define el ciclo de vida de los activos

El siguiente paso es definir cómo quieres que sea el ciclo de vida de tus activos. Esto implica:

Planificación: Identifica una necesidad hablando con los usuarios y tomadores de decisiones relevantes. Determina el tipo y la cantidad del activo necesario.
Adquisición: Decide si el nuevo activo será construido internamente, comprado, alquilado o licenciado. Compara tus opciones y selecciona un proveedor.
Despliegue: Configura el activo y distribúyelo a los usuarios finales. Con el software de gestión de activos, puedes llevar a cabo los pasos de configuración de forma remota.
Operación: Mientras el activo está en uso, rastrea su uso e identifica oportunidades de optimización con la ayuda de tu sistema de gestión remota de activos.
Monitoreo: Configura alertas para cuando un activo necesite mantenimiento o reparación. Despliega actualizaciones y parches de software de forma remota.
Retiro: Los datos de rendimiento pueden ayudarte a decidir si debes retirar un activo. Transfiere a los usuarios a una solución alternativa y dona el activo retirado si es posible.

También es crucial determinar los costos del ciclo de vida para cada activo. Para calcular estos costos, suma los costos iniciales de adquisición, los costos recurrentes por uso, mantenimiento y reparación, además de cualquier costo relacionado con la disposición del activo. Los costos del ciclo de vida deben ser un factor clave en cada decisión de compra.

Sé proactivo

Lo excelente de la gestión remota de activos es que te permite ser proactivo en la gestión de tu TI. Esto te ayuda a prevenir el tiempo de inactividad de los activos, evitar la resolución de problemas de emergencia y planificar de manera más efectiva.

Por ejemplo, con la monitorización remota de dispositivos, puedes identificar fácilmente los dispositivos que requieren tu atención y realizar mantenimiento preventivo antes de que ocurra un problema serio.

Otra forma de ser proactivo es realizando actualizaciones del sistema operativo (SO) y parches de software de manera remota. Esto te permite cerrar brechas de seguridad que podrían poner en riesgo a tu organización.

Finalmente, puedes aplicar políticas personalizadas en toda tu infraestructura de activos para asegurar el cumplimiento de estándares de seguridad y regulaciones. Además, rastrear todos los activos y su uso de manera constante facilita la generación de informes de auditoría cuando sea necesario.

Características a buscar en una solución de gestión de activos

Es fácil sentirse abrumado por todas las diferentes soluciones de software para la gestión remota de activos. Para ayudarte a decidir, aquí tienes algunas características a tener en cuenta:

Inventario de activos: Una vista central de todos los activos de TI desplegados en tu organización.
Descubrimiento de red: Esto te permite detectar automáticamente cada activo en tu red, incluyendo TI en la sombra.
Informes a demanda: Una opción para generar automáticamente informes, por ejemplo, para auditorías o para apoyar la toma de decisiones.
Gestión de parches: Despliegue de parches del sistema operativo y de software desde un solo panel de control.
Integraciones: Complementos de integración de software o APIs que te permitan conectar la gestión de activos con otras herramientas esenciales.

Si estás buscando una solución de gestión de activos, TeamViewer Asset Management, impulsado por Lansweeper, es un excelente punto de partida.

Resumen

La gestión de activos de TI es esencial para las empresas modernas, especialmente con el aumento del trabajo remoto.

Usando software de gestión remota de activos, puedes mejorar la productividad al permitir que tu equipo de TI aborde problemas de manera proactiva, reduciendo el tiempo de inactividad y la interrupción para los usuarios. También te ayuda a ahorrar costos al minimizar la necesidad de viajes y extender la vida útil de los activos. Además, puede escalar fácilmente para gestionar un número creciente de activos a medida que tu negocio se expande.

Para comenzar, es mejor realizar una auditoría completa de tu inventario de TI y mapear el ciclo de vida de tus activos. Luego, adopta un enfoque proactivo, monitoreando tus activos y realizando mantenimiento antes de que ocurran problemas importantes.

Al elegir una solución de gestión de activos, busca características flexibles de inventario y gestión de parches, informes e integración. Líderes de la industria como TeamViewer ofrecen soluciones confiables que te ayudarán a mantenerte organizado, eficiente y seguro.