Guía definitiva para la planificación de recursos

Centrarse en cómo usar mejor a las personas para lograr actividades esenciales ayuda a las organizaciones a avanzar en la economía de la información. Sin una visión realista de quién forma parte de su fuerza laboral, cuánto tiempo tienen que dedicar a sus personas las tareas del proyecto y lo que necesitan para hacer el trabajo, su proyecto y planes de negocios no tendrán éxito. En este artículo se ofrece una descripción general de la planificación de recursos y se explica por qué es esencial para la gestión de proyectos. Además, encontrará una variedad de herramientas gratuitas de diagramas de recursos y aprenderá más sobre las técnicas de planificación de recursos de expertos para empezar a planificar cómo maximizará sus recursos más importantes y más limitados.

¿Por qué es importante la planificación de recursos en la gestión de proyectos?

La gestión de recursos es un proceso esencial de gestión de proyectos y una actividad central de la gestión de recursos humanos, desde grandes empresas hasta pequeñas empresas emergentes. Gestionar proyectos requiere gestionar los recursos. Ya sea que el proyecto esté desarrollando una nueva función de software o la construcción de un nuevo edificio, la planificación de recursos contribuye directamente al resultado final del proyecto. Un proyecto con demasiados recursos pierde tiempo, aquellos con demasiados recursos corren el riesgo de perder hitos críticos y aquellos que usan los recursos equivocados no cumplirán con las expectativas. Los gerentes de proyectos deben entender qué recursos necesita un proyecto y qué recursos ya tiene antes de desarrollar planes precisos del proyecto.

El tema de la planificación, la asignación y la gestión de recursos a menudo se asocia con las personas que planifican actividades comunes a la gestión de recursos humanos (RR. HH.) y la planificación. La gestión de recursos humanos es un enfoque para la adquisición, capacitación, control, gestión y medición de los recursos humanos, y la planificación de recursos humanos es una estrategia para agregar valor a una empresa u organización apoyando actividades como capacitación, compensación, seguridad y comunicación. La planificación de recursos se asocia con diferentes sectores y enfoques, incluidos los siguientes:

Planificación de recursos empresariales (ERP): ERP se refiere a la combinación de procesos de negocios e información que se une a las funciones dispares de las empresas (como contabilidad y RR. HH. con las funciones de fabricación o desarrollo de productos y parte del servicio de una empresa u organización. El software de ERP (como Microsoft Project) admite la actividad de planificación de recursos en las corporaciones de Fortune 500 y grandes empresas que escalan las operaciones de miles de proyectos, incluida la fabricación.
La planificación de requisitos materiales (Material Requirements Planning, MRP): Un sistema de planificación y control para el inventario, la producción y la programación. El MRP es un enfoque para gestionar los recursos materiales que implica convertir un cronograma maestro de producción en un desglose detallado de las materias primas utilizadas en ingeniería civil, bienes raíces comerciales y industrias de fabricación. La planificación de la fabricación y recursos (MRP II) reemplazaba al MRP como estándar, y ERP ampliaron la referencia para adaptarse a la actividad de RECURSOS Humanos y finanzas.
Planificación de recursos públicos: Esta actividad implica estimar la demanda que debe satisfacer el recurso público (por ejemplo, el gas natural, la fiabilidad del recurso, los costos de los recursos disponibles y las políticas y regulaciones gubernamentales a tener en cuenta).
Planificación integrada de recursos (IRP): Un tipo de herramienta de hoja de ruta utilizada para la planificación de recursos públicos desarrollada en colaboración con las agencias gubernamentales, los grupos de defensa de la industria, los desarrolladores y otras partes interesadas del proyecto.
Planificación de recursos naturales: Se refiere a la gestión de recursos naturales, como tierra, agua, suelo, plantas y animales. En cambio, la planificación de recursos de distribución (DRP) se refiere a un método para planificar pedidos dentro de una cadena de suministro

Plantilla de planificación de recursos Agile

Esta plantilla de planificación de capacidad de recursos incluye un gráfico de Gantt para visualizar y planificar recursos para sprints de proyectos de software Agile. Utilice esta plantilla para trazar los recursos de desarrollo de software por cantidad y tipo de habilidad (por ejemplo, gerentes de habilidades, analistas, desarrolladores, diseñadores, gerentes de productos, administradores, etc.). Modifique la plantilla para ver la distribución del tiempo y las actividades de su equipo en su calendario de sprints Agile (expresado en intervalos de dos semanas en esta plantilla).

Optimice el proceso de planificación de recursos

La planificación de recursos del proyecto implica la asignación y utilización de diferentes tipos de recursos, incluidos personas, materiales, equipos y capital financiero. El término “recursos” generalmente implica todas las cosas de las que depende un gerente de proyectos o negocio para entregar productos y servicios. En el contexto de este ejemplo, el término significa recursos humanos. La planificación de personas es diferente de la planificación física de recursos.

En primer lugar, identifique los requisitos de recursos para el cronograma de su proyecto: ¿Qué tipo de personas calificadas necesita para completar las tareas del proyecto? ¿Utilizará empleados internos o contratará de proveedores externos? ¿Tiene los materiales, el software y el equipo para suministrar a los miembros del equipo a fin de potenciar su trabajo? Este paso implica documentar las funciones y responsabilidades del proyecto, organizar a los equipos del proyecto en función de las competencias y crear planes de control de recursos para gestionar los cambios y las relaciones.

A continuación, determine el costo y la duración de los recursos necesarios en todo el cronograma del proyecto. Utilice técnicas y herramientas de previsión de recursos, incluido el software de gestión de proyectos, para ayudar a crear un plan de recursos optimizado. Decida la gama de competencias necesarias (por tarea del proyecto) y determine si necesita cambiar el alcance del proyecto, planificar una capacitación adicional o proporcionar expertos en la materia. Este paso es tanto cuantitativo (en el que se utiliza información como los cronogramas, presupuestos e informes anteriores del proyecto y el análisis de datos) y cualitativos (debido al componente de planificación de personas).

Por último, cree un cronograma y un calendario de recursos y determine si tiene los requisitos de recursos para completar todo el cronograma del proyecto a tiempo. Anticipe los escenarios hipotéticos para determinar los peores escenarios de gestión de recursos de casos. Enumere la actividad individual de recursos del proyecto y asegúrese de que todas las tareas se asignen a un recurso específico.

El uso de software de hoja de cálculo para crear planes de recursos tiene sus limitaciones. Gestionar los datos manualmente aumenta la probabilidad de prever errores. Los planes de recursos del proyecto son documentos vivos del proyecto, lo que significa que el análisis en tiempo real de los datos es fundamental para el éxito. El riesgo de sobrescribir o eliminar planes de recursos de hoja de cálculo, o de crear varias versiones en un equipo de proyecto distribuido, es alto. Considere la inversión en un software de gestión de proyectos para mantenerse dentro del cronograma y optimizar la planificación y gestión de recursos.

Plantilla de planificación de recursos del proyecto

Utilice esta plantilla de planificación de recursos de proyectos para varios tipos de escenarios de gestión de proyectos y carteras. Programe los recursos humanos y los no humanos (como el material y el equipo) en secciones separadas para facilitar el análisis en función de cada fase del proyecto, desde su origen hasta su ejecución. Planifique y calcule el costo de los empleados a tiempo completo, los consultores independientes, el personal contingente, el software, el hardware y mucho más.

Herramientas y técnicas de planificación de recursos

Las herramientas de software de gestión de recursos pueden automatizar tareas y realizar un seguimiento de las horas de trabajo en comparación con los presupuestos, proporcionar gráficos de visualización codificados por colores para ayudar a supervisar la escasez de recursos en tiempo real y compartir datos generales para que los gerentes de cartera realicen un seguimiento de los escenarios qué si se encuentran en varios proyectos y equipos. La estrategia de gestión de recursos incluye varios procesos para organizar y gestionar los equipos de proyectos.

La planificación de recursos implica el uso estratégico de los recursos humanos y no humanos para desarrollar productos y servicios bajo fecha límite y restricciones presupuestarias. Las herramientas de software ayudan a simplificar la planificación de recursos, pero el elemento humano para la gestión de recursos de proyectos requiere más que la tecnología para gestionar. Existen diferentes técnicas para ayudar a los equipos de planificación de recursos y a gestionar equipos de proyectos, incluidos los siguientes:

Reuniones de recursos: Las reuniones cortas, frecuentes y orientadas a la acción ofrecen a los gerentes de proyectos un foro para debatir las funciones y responsabilidades relacionadas con la planificación de recursos. La reunión se centra en compartir información basada en hechos y la planificación a corto plazo para las actividades y tareas críticas del proyecto. Estas reuniones ayudan a crear una cultura de proyecto y proporcionar al equipo directivo un control frecuente para la acción correctiva y la aclaración.
Nivelación de recursos: Esta es una técnica para optimizar la asignación de recursos ajustando el cronograma del proyecto a lo largo del tiempo para resolver conflictos causados por la sobreasignación de recursos. Según la guía PMBOK, estos ajustes en el cronograma del proyecto pueden afectar la ruta crítica.
Alisado de recursos: una técnica para optimizar la asignación de recursos utilizando flotación gratuita (o flotación total) sin afectar la ruta crítica. El PMBOK define la flotación gratuita como la “cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse desde su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto o infringir una restricción del cronograma”.
Disponibilidad y utilización de recursos: Una técnica de planificación de recursos para garantizar que los recursos asignados del proyecto estén realmente disponibles. Esto se hace calculando el costo de usarlos, supervisando el uso planificado frente al real de los recursos y se toman medidas correctivas.
Planificación de la capacidad de recursos: Una técnica de planificación utilizada por los gerentes de carteras que supervisan la planificación de recursos y gestionan varios proyectos. La planificación de la capacidad implica determinar si los recursos asignados son suficientes para completar nuevos proyectos y determinar si la cantidad de recursos o el nivel de personas calificadas es suficiente en los equipos existentes del proyecto.

¿Qué es un diagrama de planificación de recursos?

El software de planificación de recursos incluye funciones para crear diagramas de planificación de recursos como Gantt y RACI (responsable, encargado, consultado e informado) para ayudar a los gerentes de proyectos a visualizar, planificar y gestionar los recursos para el cronograma del proyecto. Los gerentes de proyectos utilizan diagramas de planificación de recursos como los gráficos de Gantt para encontrar la ruta crítica, un diagrama de red codificado por colores que muestra una secuencia de actividades a través del cronograma del proyecto, la duración de cada tarea y la ruta más larga desde el inicio de la primera actividad del proyecto hasta el final de la última actividad. La guía PMBOK recomienda usar el método de ruta crítica (CPM) para determinar la duración más corta posible de un cronograma del proyecto.

Plantilla de planificación de recursos de personal

La gestión de recursos implica asignar tareas, roles y responsabilidades a los equipos de su proyecto para aclarar el proceso y la participación. Esta plantilla de planificación de recursos combina una matriz RACI y una función de histograma. Utilice estas herramientas para visualizar y planificar la actividad del proyecto y crear un cronograma optimizado del proyecto en función de los recursos de personal.

Qué abordar en su plan de gestión de recursos

Los planes de recursos guían cómo asignar, controlar y usar recursos. Además de esta función práctica, los planes de gestión de recursos pueden ayudar a obtener la aceptación de las partes interesadas y obtener los presupuestos del proyecto aprobados. Un plan de gestión física de recursos aconseja a los gerentes de proyectos el uso de materiales y equipos. Los planes de recursos humanos especifican el tipo de personas calificadas necesarias para completar un proyecto y la cantidad, el costo y la duración programada de sus actividades determinadas. Antes de implementar la planificación de su proyecto, modifique y organice la planificación de recursos para asignar cada tarea individual del proyecto a la persona adecuada. Un plan de recursos sólido incluye la siguiente información:

Identificación de recursos: El tipo de personas o recursos materiales necesarios, el nombre, el título, el origen (si se contrata) y el equipo del proyecto asignado.
Costo de recursos: El costo directo o estimado de los recursos.
Requisitos de recursos: La información sobre los recursos disponibles, incluidos cuando están disponibles, las condiciones y la duración de su disponibilidad.
Funciones y responsabilidades: Las funciones específicas que realizan los recursos de las personas para el proyecto. Esta información puede enumerar la autoridad de recursos, incluida la autoridad de toma de decisiones y aprobación.
Cantidad de recursos: La cantidad de este tipo de recurso (por ejemplo la cantidad de horas de trabajo, equipos o materiales).
Estados de recursos: El estado actual del recurso (planificado, solicitado, aprobado, rechazado, asignado, confirmado).
Ubicaciones de recursos: Dónde se encuentra el recurso, incluidos los recursos virtuales y los equipos ubicados en el mismo lugar.
Organización de recursos: Una visualización gráfica del equipo del proyecto y su relación con otros recursos del equipo del proyecto.
Calendario de recursos: Los días laborables programados, las horas de turno, las fechas de inicio y finalización de los diferentes hitos del proyecto y los días festivos programados. Los calendarios de recursos identifican la duración del trabajo para recursos específicos.
Registro de problemas de recursos: La información sobre los desafíos de planificación de recursos, por ejemplo, para adquirir recursos calificados y pasos de resolución de problemas que funcionaron para mantener los planes de recursos del proyecto encaminados.

¿Qué es una previsión de recursos?

Una previsión de recursos es una evaluación cuantitativa de las condiciones y eventos que se utilizan para estimar la cantidad de recursos y el costo de los recursos planificados, asignados y reales de un proyecto. Esta previsión se basa en la información disponible cuando se desarrolla el plan de recursos. La duración de la actividad calcula cuánto tiempo tomará cada actividad del proyecto. Esta es una técnica útil para determinar el costo y la cantidad de recursos necesarios para las personas, expresadas en horas, semanas, días o meses. El PMI enumera varias herramientas y técnicas de previsión en la guía PMBOK, incluida la siguiente:

Estimación ascendente: Evalúe los pequeños detalles, como la duración individual de la actividad del proyecto por recurso, desde un desglose agregado del alcance total del trabajo. Utilice esta técnica para prever la duración de las asignaciones individuales o el costo de los recursos calificados, al sumar todas las estimaciones de nivel inferior del costo de los recursos y el consumo para determinar una estimación total. Este proceso es preciso pero requiere mucho tiempo.
Referencia datos publicados: Aproveche los informes publicados, artículos de revistas del sector y datos públicos de organizaciones como PMI para crear previsiones de recursos utilizando estos datos para crear estimaciones. Este es un tipo de estimación análoga, que se define en el PMBOK como “una técnica para estimar la duración o el costo de una actividad o un proyecto utilizando datos históricos de una actividad o proyecto similares”.
Estimación paramétrica: el software de gestión de proyectos cuenta con una función de algoritmo para realizar una estimación paramétrica. Utilice esta herramienta para prever el costo de los recursos o estimar la duración de los recursos en función de los parámetros de los recursos del proyecto y los datos históricos.
Estimación de tres puntos: Utilice una estimación realista, una estimación optimista y un escenario en el peor de los casos de la mano de obra del proyecto para prever los costos de recursos aplicando el promedio de las tres estimaciones.

Plantilla de planificación de recursos del equipo

Utilice esta plantilla para pronosticar el ancho de banda de su equipo de proyecto (expresado en horas de trabajo) utilizando una visualización de mapa de calor. Personalice la plantilla para reflejar la disponibilidad de su equipo en función de la asignación de recursos de horas de trabajo. Esta es una herramienta de utilización de recursos diseñada para que pueda planificar y gestionar la demanda de su equipo y completar rápidamente los datos en función de las horas del proyecto asignadas y utilizadas.

Descargar plantilla de planificación de recursos del equipo – Excel

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