Mantenha sua caixa de entrada organizada: por que isso importa

Antes de falarmos sobre como você pode organizar sua caixa de entrada e evitar que ela fique muito bagunçada, vamos abordar rapidamente por que é tão importante manter uma caixa de entrada organizada.

O fator decisivo entre ter um dia produtivo e ter um que faz você querer arrancar os cabelos pode ser uma caixa de entrada organizada. Ter que lidar com uma caixa de entrada desorganizada torna mais difícil localizar rapidamente as mensagens que são importantes para você. Para evitar isso, aproveite ao máximo seus tópicos de e-mail. Quanto mais tempo você gasta navegando em uma caixa de entrada bagunçada, mais prazos você provavelmente perderá.

No entanto, se você estiver trabalhando com uma caixa de entrada organizada, fica muito mais fácil acompanhar sua carga de trabalho e ser mais eficiente e produtivo. Tudo o que é preciso para manter uma caixa de entrada organizada são alguns minutos do seu tempo todos os dias. Afinal, a última coisa que você quer é a temida mensagem “seu armazenamento está quase cheio” quando você está prestes a enviar seu e-mail mais importante do dia.

Configure lembretes semanais

Se sua caixa de entrada se parece com as caixas de entrada de outras pessoas, provavelmente ela está cheia até a borda com mensagens não lidas que você nunca precisou ler em primeiro lugar. Não faz sentido manter todos esses e-mails antigos ocupando seu espaço de armazenamento, especialmente quando provavelmente há e-mails em sua caixa de entrada que você precisa ler.

É aqui que os lembretes semanais são úteis. Configurar lembretes de e-mail pode ajudar você a programar um tempo para excluir e-mails antigos toda semana. Você também pode excluir e-mails que tenham algumas semanas (ou até meses) de idade, o que pode ajudar muito a manter sua caixa de entrada livre de mensagens desnecessárias. Você também se beneficiará de ter mais espaço em sua conta, caso precise guardar mais e-mails no futuro.

Lembre-se de cancelar a assinatura

É bem comum que as pessoas se inscrevam em anúncios ou boletins informativos que, embora em algum momento possam ter parecido interessantes, rapidamente se tornam incômodos que levam a caixas de entrada desorganizadas.

Hoje em dia, anúncios e boletins informativos sempre oferecem aos leitores a oportunidade de cancelar a assinatura, uma oportunidade que você deve aproveitar se achar que a maior parte da desordem em sua caixa de entrada é devido a coisas que você deveria ter cancelado a assinatura há muito tempo.

Se você ainda recebe boletins informativos que gosta de ler rapidamente, mas quer parar de ocupar seu armazenamento de e-mail, pode ser uma boa ideia configurar uma pasta de boletins informativos que você esvazia regularmente.

Use tags para rotular e-mails

Qualquer sistema de organização de e-mail que se preze deve definir maneiras de rotular e-mails com tags. Usar tags para rotular e-mails de leitura obrigatória é essencial se você precisa ficar por dentro de mensagens que exigem sua atenção imediata — também torna mais fácil ver quais e-mails podem esperar.

Usar marcadores de e-mail pode inicialmente parecer muito trabalhoso, mas reservar algum tempo para estabelecer um sistema eficaz e simplificado de marcação de e-mail economizará muito tempo no futuro.

Se você está reservando um tempo para definir e propagar um sistema de marcação de e-mail que pode ser usado em sua empresa, também pode valer a pena tornar outras áreas de sua vida profissional diária mais eficientes configurando filtros de e-mail.

Bloqueie seu spam em vez de excluí-lo

Agora que você está até os tornozelos no seu processo de limpeza de e-mail, provavelmente já se deparou com alguns e-mails de spam que ainda estão presos na sua caixa de entrada. Você deve resistir à vontade de excluí-los — marque-os como spam e envie-os para sua pasta de spam. Fazer isso condicionará seu filtro de spam a enviar automaticamente mensagens futuras de spammers anteriores para sua pasta de spam. Dessa forma, você não precisará vê-los ou arrastá-los manualmente para sua pasta de spam. Se você detectar várias mensagens de spam de um único remetente, não há problema em bloquear as mensagens recebidas deles.

Use pastas com mais frequência

Por último, mas certamente não menos importante, faça o possível para organizar sua caixa de entrada de e-mail com pastas. Para muitos profissionais ocupados, atingir o cobiçado estado de “caixa de entrada zero” é uma fantasia distante — muitas pessoas nem conseguem se lembrar da última vez que chegaram ao fim de sua caixa de entrada com zero mensagens não lidas. Se isso soa como você, então provavelmente você precisa de algumas pastas em sua vida.

Felizmente, é mais do que possível criar pastas e subpastas personalizadas para melhorar a maneira como você classifica seus e-mails. Você pode configurar pastas personalizadas que são pastas raiz paralelas à sua caixa de entrada de e-mail, e você pode até mesmo configurar pastas que são organizadas hierarquicamente.

Depois de terminar de organizar seus e-mails em pastas diferentes, você vai querer tirar um tempo para se livrar de mensagens que não são mais relevantes. Uma vez feito isso, você estará no caminho certo para trabalhar com uma caixa de entrada mais limpa e organizada.

Conclusão

Limpar sua caixa de entrada de e-mail pode parecer tedioso e demorado; pode ser ambas as coisas se você não tiver a motivação adequada para motivá-lo.

Tirar um tempinho para configurar lembretes semanais, lembrar de cancelar a assinatura de boletins informativos que você não lê mais, usar tags para rotular e-mails e usar pastas com mais frequência pode ajudar muito a manter sua caixa de entrada regularmente limpa e organizada. Esperamos que as estratégias acima tenham sido úteis para você ao embarcar em sua limpeza de primavera. Feliz caixa de entrada zero!