Como Criar o E-mail Empresarial Perfeito: Um Guia Passo a Passo

Seu endereço de e-mail fala antes de você. Quando potenciais clientes ou parceiros veem e-mail: john.smith@company.com em vez de johnnyboy123@gmail.com, eles já estão formando impressões sobre o seu profissionalismo.

Um endereço de e-mail comercial é apenas uma ferramenta de comunicação—itilitats um aperto de mão digital. O itroit é muitas vezes o primeiro ponto de contato com clientes, parceiros e partes interessadas, dando o tom para todas as interações futuras. Se você está lançando uma startup ou desenvolvendo um negócio estabelecido, criar o endereço de e-mail comercial certo é um passo crucial na construção de sua identidade profissional.

Vamos explorar como criar um endereço de e-mail que exige respeito e reflete o profissionalismo do seu negócio.

O que é um endereço de e-mail comercial?

Um endereço de e-mail comercial é um e-mail profissional que usa o nome de domínio da sua empresa (a parte após o símbolo ‘@’) em vez de provedores genéricos como o Gmail ou o Yahoo. Isso dá ao e-mail uma identidade profissional de marca e reforça a confiança na comunicação relacionada ao trabalho.

Por exemplo: e-mail: emmaroberts@hiver.com

Às vezes, a parte antes do “@” pode incluir um nome de departamento.

Essa estrutura ajuda a identificar claramente que o e-mail está conectado a uma empresa, fazendo com que a comunicação pareça mais oficial e credível.

Quando alguém recebe um e-mail de um endereço comercial, ele pode verificar imediatamente sua conexão com sua empresa por meio do nome de domínio. Essa verificação integrada ajuda a estabelecer confiança e credibilidade em suas comunicações profissionais.

Como um e-mail comercial difere de um e-mail comum?

Além de usar um domínio personalizado (como e-mail: yourname@company.com), aqui estão os principais recursos que diferenciam um e-mail comercial de um pessoal:

Segurança e conformidade: Os e-mails comerciais incluem recursos avançados de criptografia e segurança, como autenticação de dois fatores e filtros de spam, para proteger informações confidenciais e garantir a conformidade com os padrões do setor, como GDPR ou HIPAA
Ferramentas profissionais e integração: Essas contas se integram perfeitamente a ferramentas de produtividade, como calendários, compartilhamento de documentos e sistemas de CRM permitindo fluxos de trabalho eficientes e colaboração
Padrão de comunicação: Os e-mails de negócios fornecem consistência em tom e formato, reforçando a identidade da marca em todas as correspondências e atendendo às expectativas do cliente em relação ao profissionalismo
Controle administrativo: Com o gerenciamento centralizado, os administradores podem definir permissões, monitorar o uso e resolver problemas rapidamente, garantindo que o sistema funcione sem problemas para toda a equipe

Por que você precisa criar um endereço de e-mail comercial?

Todos os dias, os clientes são constantemente bombardeados com e-mails. Em média, cada usuário envia e recebe em torno de 121 E-mails por dia. Com tanta confusão em suas caixas de entrada, um endereço de e-mail profissional pode ajudar sua mensagem a se destacar.

Aqui estão alguns outros benefícios importantes de ter um endereço de e-mail comercial:

1. Isso faz você parecer profissional

Imagine que você recebe dois e-mails: um de um endereço pessoal como e-mail: johndoe123@gmail.com e o outro de e-mail: john@companyname.com.

Qual parece mais confiável?

Como usuário do Reddit JacobStyle coloca “Usar um endereço do Gmail para negócios voltados para o cliente é como aparecer em uma reunião de vendas em uma camiseta manchada.”

A diferença entre um e-mail pessoal e um comercial é a diferença entre parecer um amador e um profissional.

Aqui está o que outro Redditor disse sobre ter um endereço @gmail para um e-mail comercial:

Um endereço de e-mail comercial mostra que você é sério e profissional, e essa confiança é fundamental para causar uma boa impressão.

2. Ajuda a construir a sua marca

Ter um e-mail comercial é uma maneira fácil de promover sua marca. Cada vez que você envia um e-mail para alguém, você está dando a eles outro lembrete do nome da sua empresa.

O uso de um endereço de e-mail profissional torna mais fácil para seus clientes lembrar e reconhecer seu negócio, ajudando a criar uma percepção duradoura da marca.

3. Construa confiança e lealdade

Com os clientes com inúmeras opções para comprar, sua marca precisa superar todos para ganhar sua confiança. Um endereço de e-mail profissional pode desempenhar um papel importante nisso.

Estudos mostram que 65% das pessoas encontre e-mails de endereços de marca da empresa mais confiáveis do que os pessoais. Essa credibilidade gera confiança e promove a fidelidade do cliente.

Quando os clientes veem e-mails provenientes de uma fonte reconhecível, eles ficam seguros de que estão envolvidos com um negócio legítimo. Essa confiança ajuda a impulsionar a retenção de clientes e fortalece os relacionamentos de longo prazo.

4. Ele suporta seus esforços de vendas

Os e-mails são um dos canais mais eficazes para alcançar clientes em potencial e nutrir oportunidades de vendas. Um endereço de e-mail comercial, como e-mail: info@companyname.com, aumenta a credibilidade e garante que seu alcance se destaque como profissional.

Além disso, a utilização de um domínio comercial verificado reduz o risco de sinalizar os seus e-mails como spam, melhorando as suas hipóteses de aterrar nas caixas de entrada dos seus clientes’. Isso não só aumenta a sua imagem brandilits, mas também aumenta significativamente a eficácia da sua comunicação de vendas.

5. Melhora o atendimento ao cliente

O e-mail continua sendo o canal mais usado para o atendimento ao cliente, com cerca de 75% dos clientes preferindo-o para consultas ou problemas. Mas seus clientes precisam confiar no e-mail que eles usam para chegar até você.

Um endereço de e-mail comercial fornece um canal seguro e confiável para interações com os clientes, oferecendo clareza e garantia durante consultas ou resolução de problemas. É mais provável que os clientes se envolvam quando se sentem confiantes de que suas preocupações estão chegando ao lugar certo, abrindo caminho para um suporte mais suave e eficaz.

Agora que temos uma compreensão justa de por que as empresas devem ter seu endereço de e-mail dedicado, vamos dar uma olhada em como criar um que se destaque!

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Como criar um e-mail da empresa em etapas simples?

Criar um endereço de e-mail profissional para sua empresa vai além de escolher o provedor certo. O primeiro passo é selecionar um nome de domínio que represente a sua marca e que ressoe com o seu público—it’s o que segue o símbolo ‘@’ e dá ao seu email a sua vantagem profissional.

Pronto para configurar seu e-mail comercial? Siga estas etapas simples para estabelecer um endereço de e-mail personalizado que se alinhe à sua marca e ofereça suporte à comunicação contínua.

Passo #1: Escolha um nome de usuário

A primeira decisão que você precisará tomar é qual nome de usuário escolher. Você está criando um e-mail para um indivíduo ou para um departamento específico dentro do negócio?

Se você encontrar um endereço pessoal, considere usar seu nome completo ou até mesmo combiná-lo com seu cargo ou profissão. Por exemplo:

e-mail: john.doe@company.com
e-mail: janedoe.marketing@company.com
e-mail: sales@company.com (para uma caixa de entrada da equipe)
e-mail: support@company.com (para o serviço ao cliente)

Por outro lado, se você precisar mover e-mails de sua caixa de entrada pessoal para uma compartilhada, poderá fazê-lo com duas opções:

Utilize a opção “Adicionar a Caixa de Correio Partilhada”: Abra o e-mail e clique no botão “Adicionar à Caixa de Correio Partilhada” no Painel de Atividades do lado direito.
Encaminhar e-mails para o ID da Caixa de Entrada Compartilhada: Basta encaminhar o e-mail para o endereço da caixa de entrada compartilhada para uma transferência rápida.

Configurar o Hiver é rápido e simples, e você pode ter sua equipe funcionando em menos de 10 minutos.

Passo #2: Escolha um Serviço de E-mail

Uma vez que você descobriu o nome de usuário, é hora de escolher um provedor de serviços de e-mail. Para um e-mail comercial, você quer um serviço que ofereça os seguintes recursos:

Amplo armazenamento em nuvem para e-mails e anexos
A capacidade de enviar arquivos grandes
Recursos de segurança fortes, incluindo proteção contra vírus
Filtros de spam para bloquear e-mails indesejados
Recursos de arquivamento para fácil recuperação de mensagens passadas
Recursos de agendamento de tarefas para se manter organizado
Um preço razoável que se encaixa dentro do seu orçamento

Certifique-se de que o provedor escolhido atenda às suas necessidades de negócios e ofereça todas as ferramentas para manter sua comunicação segura e eficiente.

Por exemplo, o Hiver é uma ferramenta versátil de colaboração por e-mail criada para equipes que trabalham diretamente no Gmail. Transforma o Gmail em um poderoso caixa de entrada compartilhada plataforma, agilizando a comunicação, colaboração e automação de fluxo de trabalho.

Com o Hiver, você pode gerenciar contas de e-mail compartilhadas e transformar seu Gmail em um hub de colaboração em equipe com seus plug-ins. A plataforma permite que você gerencie contas de e-mail compartilhadas como e-mail: sales@company.com ou e-mail: info@company.com—diretamente do seu Gmail.

Você pode atribuir e-mails como tarefas, rastrear quem lida com o quê e manter tudo organizado com apenas alguns cliques. Comunique-se em torno de tópicos de e-mail adicionando notas, ajudando você a evitar se perder na desordem da caixa de entrada.

O Hiver também permite que você compartilhe rótulos do Gmail, como “lead de vendas,”, para que sua equipe possa acessar e colaborar facilmente em conversas por e-mail.

Gerenciar seus e-mails comerciais se torna muito mais fácil com o cliente de e-mail certo no lugar.

Passo #3: Registrar uma Conta de Negócios

Com o seu provedor escolhido, é hora de registrar sua conta de e-mail comercial. Normalmente, esse é um processo fácil que envolve selecionar seu nome de domínio e configurar seu perfil.

A maioria dos serviços oferece um processo de inscrição intuitivo (como Hiver!) isso te orienta através da configuração. Siga as instruções e você terá sua conta de e-mail comercial pronta em pouco tempo.

Passo #4: Criar Aliases de Email

Um alias é um endereço de e-mail que não tem sua própria caixa de entrada. Em vez disso, todas as mensagens enviadas para ele são encaminhadas para uma conta principal. Isso pode ser especialmente útil para novos negócios.

Por exemplo, se você é uma startup sem funcionários ainda, usar pseudônimos como sales@ ou enquiries@ dá ao seu negócio uma aparência profissional e estabelecida.

Você também pode conferir nosso tutorial passo a passo para criando aliases de email se você é um iniciante.

Passo #5: Configurar uma Assinatura de Email

Donroit esqueça de criar uma assinatura de e-mail. Uma vez feito isso, configure um catálogo de endereços e sincronize seu e-mail com um calendário on-line.

Esses recursos são fundamentais para gerenciar sua programação diária e manter-se organizado.

Melhores práticas para criar um bom endereço de e-mail para empresas

Se você quer que seu e-mail comercial se destaque e reflita bem sua marca, siga estas dicas. Eles ajudam a garantir que seus e-mails pareçam polidos e profissionais.

Mantenha-o profissional: Pode ser tentador usar um apelido, mas deixe-o fora do seu e-mail comercial. Um apelido pode confundir as pessoas que o conhecem pessoalmente. Atenha-se ao seu nome completo ou iniciais para facilitar a identificação de outras pessoas.
Evite números: Os números no seu endereço de e-mail podem acionar filtros de spam, o que significa que seus e-mails podem se perder. Se você precisar de um endereço de e-mail exclusivo, considere usar seu nome do meio ou outra variação. Desta forma, você irá evitar quaisquer problemas técnicos desnecessários.
Manter a consistência em toda a empresa: Estabeleça um formato de e-mail uniforme para todos os seus funcionários. Se o seu e-mail comercial seguir e-mail: lastname@domain.com, certifique-se de que os endereços de e-mail dos seus funcionários’ também. Você também pode configurar e-mails de grupo para diferentes departamentos, como e-mail: support@domain.com ou e-mail: sales@domain.com. Isso cria uma aparência limpa e profissional em toda a sua empresa.

Seguindo estas etapas, você terá um e-mail comercial que não só parece profissional, mas também cria confiança e melhora a comunicação.

Melhore Suas Comunicações Empresariais Com o Hiver

Um endereço de e-mail profissional é essencial. Isso ajuda suas mensagens a se destacarem em uma caixa de entrada lotada, criando confiança e lealdade com clientes em potencial. Isso leva ao aumento das vendas, melhor atendimento ao cliente e uma imagem mais polida da empresa.

As etapas deste artigo irão guiá-lo na configuração do seu próprio endereço de e-mail comercial de forma rápida e fácil.

Mas, simplesmente ter um endereço de e-mail profissional é suficiente para expandir seus negócios. Você também precisa de um sistema de gerenciamento de e-mail eficiente. Isso é onde um cliente de e-mail confiável, como o Hiver, entra.

Com os recursos focados nos negócios do Hiverilits e integrações perfeitas, o gerenciamento de e-mails do seu time fica mais fácil do que nunca. Donilit miss out—inscreva-se hoje mesmo no Hiver e leve suas comunicações comerciais para o próximo nível!