Como usar tabelas dinâmicas do Excel para apresentações do PowerPoint

Benefícios de trabalhar com tabelas dinâmicas do Excel para exploração de dados

As tabelas dinâmicas não são exclusivas do Excel, mas este artigo se concentrará no Excel, pois ele continua sendo a ferramenta mais difundida para lidar com dados em um ambiente de negócios. Os usuários podem criar tabelas dinâmicas no Excel e analisar os dados na planilha e incorporá-los em apresentações do PowerPoint.

Se você é novo nas tabelas dinâmicas do Excel ou precisa de uma atualização sobre como preparar e estruturar seus dados, pode obter uma revisão rápida na página de suporte da Microsoft.

O principal uso das tabelas dinâmicas é converter grandes tabelas de dados simples, geralmente com milhares de linhas e dezenas de colunas, em uma exibição com layouts flexíveis de colunas e linhas que permitem exploração e análise rápidas. A tabela dinâmica facilita a execução de uma análise ad-hoc, explorando e dividindo os dados para descobrir insights aos quais você não teria acesso de outra forma.

As vantagens oferecidas pelas tabelas dinâmicas cobrem todo o processo, desde a configuração dos dados até a análise e a colaboração em equipes.

Configurando os dados da tabela dinâmica

O Excel pode analisar qualquer tabela de planilha, .txt ou arquivo .csv existente e usá-lo para gerar uma tabela dinâmica. Você pode exportar dados de outra ferramenta, como seu software de gerenciamento de estoque, Salesforce, Power BI, SAP ou plataformas de análise de marketing, basta carregá-los no Excel e criar uma tabela dinâmica.
O Excel lê os dados de origem, mas não os altera ao criar uma tabela dinâmica, para que seus dados de entrada permaneçam limpos e você não precise se preocupar com imprecisões.

Analisando os dados da tabela dinâmica

As tabelas dinâmicas tornam os dados brutos digeríveis convertendo grandes conjuntos de dados em tabelas de resumo menores.
As tabelas dinâmicas do Excel levam apenas alguns cliques para serem configuradas, portanto, são uma maneira rápida de realizar uma exploração ad-hoc e obter uma primeira impressão de um conjunto de dados.
O Excel permite que você escolha exatamente quais colunas deseja incluir em sua tabela dinâmica, o que permite simplificar um conjunto de dados concentrando-se em dimensões relevantes.
As tabelas dinâmicas fazem muito trabalho pesado para você, automatizando agregações que, de outra forma, exigiriam fórmulas complicadas e propensas a erros.
Os filtros podem ser facilmente aplicados e editados, permitindo ocultar pontos de dados menos relevantes e explorar os dados de diferentes perspectivas.
As tabelas dinâmicas podem ser facilmente atualizadas para incluir quaisquer dados novos ou atualizados,
O Excel permite adicionar segmentações de dados para filtros e linhas do tempo para seleção de datas para facilitar a exploração de dados, mesmo para usuários não familiarizados com o conjunto de dados.

Colaborando em equipes

As tabelas dinâmicas não exigem nenhum conhecimento de programação de Python ou SQL, ou mesmo fórmulas do Excel, portanto, não especialistas podem trabalhar facilmente com elas.
As tabelas dinâmicas no Excel já estão incorporadas ao ambiente onde muitas outras tarefas de negócios ocorrem, auxiliando no compartilhamento de arquivos, colaboração e conexão com outras planilhas
O Excel é totalmente compatível com outros programas do Microsoft Office, portanto, as tabelas dinâmicas podem ser facilmente copiadas e inseridas em apresentações do PowerPoint ou documentos do Word.
O Excel funciona com o Power Query para equipes com requisitos sofisticados para criar pipelines de transformação de dados mais complexos que podem alimentar tabelas dinâmicas.

Casos de uso comerciais comuns de tabelas dinâmicas do Excel

Dada a versatilidade das tabelas dinâmicas do Excel, não é surpreendente que os profissionais de negócios as usem para uma ampla variedade de casos de uso, conforme demonstrado por uma seleção de exemplos compartilhados por trabalhadores do conhecimento:

Simplificando grandes conjuntos de dados em uma função da cadeia de suprimentos
Construindo relatórios a partir de exportações de dados de software de contabilidade
Transformando dados do SAP em uma estrutura mais gerenciável
Criação de relatórios semanais de problemas de qualidade
Visualização de dados granulares de vendas por cliente, item ou região ao longo do tempo
Preparando dados de entrada para uso em outras planilhas
Resumindo grandes conjuntos de dados em um contexto contábil
Criação de relatórios que se beneficiam da filtragem e do fatiamento fáceis

Esses casos de uso confirmam duas coisas. Em primeiro lugar, as tabelas dinâmicas não se restringem a setores específicos. Em segundo lugar, embora as tabelas dinâmicas sejam frequentemente associadas à facilidade de exploração de dados, tornando-as adequadas para tarefas ad-hoc e análises pontuais, as tabelas dinâmicas também são usadas como parte do processo de geração de relatórios recorrentes.

Desvantagens das tabelas dinâmicas do Excel

As tabelas dinâmicas são uma ferramenta valiosa para transformar dados brutos em insights significativos, pois ajudam a revelar padrões em conjuntos de dados que, de outra forma, seriam grandes demais para serem analisados. Mas as tabelas dinâmicas do Excel têm algumas desvantagens, principalmente para usuários que estão menos familiarizados com elas:

A referência de células em tabelas dinâmicas funciona de maneira diferente da referência a células padrão do Excel, o que pode levar a erros ao fazer cálculos que se referem a dados de tabelas dinâmicas.
Adicionar linhas ou colunas calculadas a tabelas dinâmicas é uma experiência desajeitada, o que significa que os usuários geralmente precisam adicionar colunas auxiliares aos dados de origem.
Preparar e limpar seus dados de origem para uma análise de tabela dinâmica pode ser um processo demorado, a menos que os dados sejam originados como uma exportação padrão em um formato confiável.
É possível criar painéis, mas as funcionalidades das tabelas dinâmicas do Excel são muito limitadas quando comparadas a softwares especializados em inteligência de negócios, como Tableau ou Power BI.
A atualização deve ser feita manualmente e para cada tabela dinâmica individualmente, o que pode levar a inconsistências se os dados de origem tiverem sido atualizados.

Como o objetivo principal das tabelas dinâmicas é a análise de dados, elas têm uma desvantagem clara: não permitem facilmente a criação de gráficos profissionais. A próxima seção examinará como você pode preencher a lacuna de uma análise de tabela dinâmica para uma visualização impactante que apoiará sua narrativa.

Visualizando os dados da tabela dinâmica no Excel e no PowerPoint

A visualização de dados poderosa é essencial para comunicar mensagens de forma eficaz, mas mesmo a visualização de dados rudimentar também pode ser uma ferramenta útil durante a exploração de dados. O ponto de partida é a própria tabela dinâmica, que já pode ser considerada uma espécie de visualização. Pequenos ajustes, como alterar a formatação do número, definir larguras de coluna ou exibir totais de linhas e colunas, podem facilitar a digestão dos dados e a localização de insights.

O próximo nível de sofisticação, embora ainda não vá além da tabela dinâmica, é a formatação condicional. O Excel oferece uma variedade de opções de formatação condicional, que podem ser úteis se aplicadas de forma eficaz, mas que podem rapidamente ficar muito confusas, principalmente se você reestruturar seus dados depois de configurar regras de formatação condicional.

Criando um gráfico dinâmico simples a partir de sua tabela dinâmica

Mesmo com formatação condicional, as visualizações de tabela só podem ir até certo ponto. Sua melhor opção para explorar os dados da tabela dinâmica é com um gráfico dinâmico, que você pode inserir facilmente selecionando Gráfico Dinâmico na guia Análise de Tabela Dinâmica no Excel. A caixa de diálogo para inserir um gráfico dinâmico é a mesma de outros gráficos, embora com algumas opções (por exemplo, gráficos em cascata) não disponíveis para dados de tabela dinâmica.

Tip: Just like ordinary Excel tables, you can press Alt + F1 from within the pivot table to instantly create a pivot chart. This will be column chart by default, but you can easily right-click to change chart type and you can also adjust the formatting if needed.

Pivot charts look like other Excel charts, but they behave slightly differently, because they are tied to the data in your pivot table. Any updates to the pivot table will be automatically reflected in the chart, letting you instantly see how the data is impacted by changes you make to your columns, filters or data aggregations. Or if the pivot table data is refreshed, the pivot chart will refresh at the same time.

The link between the pivot chart and pivot table helps you analyze your data quickly and discover trends worthy of further exploration. And the link even works both ways, letting you make changes directly via the pivot chart that will be reflected in the pivot table.

Building an interactive dashboard from pivot table data

By creating multiple pivot charts, you can use pivot tables to fuel interactive dashboards that let users explore the data from several angles at once. Filters can be used to control multiple charts simultaneously and reveal the relationships between different metrics or datasets.

While specialized business intelligence platforms like Tableau or Power BI exist for this purpose, it’s perfectly possible to use Excel to build attractive, functional dashboards with charts, tables, slicers, and timelines. Particularly for single-source data environments or for medium-sized businesses, Excel will often be the most suitable dashboard solution.

Whichever tool is used for the final output, pivoting the data in Excel can be a valuable way of quickly understanding its structure before setting up the data pipeline and building a complex dashboard.

Limitations of Excel pivot charts for presentations

Excel’s pivot charts essentially serve as an extension of the pivot table’s data exploration capabilities, rather than offering a robust data visualization experience. For all their value as a data exploration tool, Excel’s pivot charts are not often used in presentations, even though the functionality exists to copy them into PowerPoint. Reasons for this include:

The data link between the pivot chart and the pivot table eliminates flexibility, meaning you have to remove a series from the table if you don’t want to display it in the chart.
The pivot chart layout strictly follows the series and categories of the pivot table, which will often not be the layout you need. The only way to swap the series and columns in the pivot chart is to swap the rows and columns in the pivot table. This is rarely good for readability and it can sometimes break formulas by shifting or overwriting other elements on the Excel spreadsheet.
Date grouping, such as by month or quarter, might be useful for understanding the data in the pivot table but it might not transfer to an attractive, readable chart.
Number formats are not treated as part of the data link, so there can be misalignment between pivot chart labels and the data in the pivot table, which can cause confusion when switching between the two.
The chart includes field, filter buttons and date grouping buttons that are useful for analyzing the data, but interfere with the visualization.

As well as these specific features of pivot charts, you still face all the other restrictions associated with formatting charts in Excel or PowerPoint. And many of these—such as clunky axis labelling—are only exacerbated by the fact that pivot table data often has a more complex structure than flat table data.

Reference tables as a solution to pivot table limitations

A solution to the limitations of pivot charts is to decouple the pivot table data from the chart. Breaking the link between chart and table makes the pivot chart less useful for exploration, but it gives you more flexibility to make an impactful visualization.

When you set up a reference table, you have three options that can be useful depending on your scenario:

Copy from the pivot table and paste values: Pasting values will capture the state of the pivot table at the moment you copy it. This can be a suitable approach if your data is finalized and you have settled on a view that you would like to visualize. It also means that you can continue to explore the data and change filters without your reference table changing.
Reference the cells in formulas: Using formulas that refer to the cells in the pivot table will mean that your reference table will update if your pivot table data is refreshed, making it less prone to data inconsistencies. However, if you make changes to the structure of your pivot table, then your formulas may no longer reference the right cells. This is best if you have settled on a pivot table structure but expect the source data to be refreshed.
Use GETPIVOTDATA: Working with the GETPIVOTDATA function lets you reference fields and items in the pivot table by name, so your formula doesn’t break even if the fields or items move as you restructure the pivot table. This is a powerful option but it requires more complex formulas and it can still result in errors depending on which changes are made to the pivot table data.

Whichever option you use, you will encounter the fewest errors if you complete your pivot table analysis before setting up your reference table. This isn’t always practically possible, but once you have the final data structure and number of series, and you know what you want to draw attention to, you can exercise much more freedom in your visualization.

Pivot tables don’t refresh automatically when the source data changes, so always remember to refresh your pivot table, or your reference table won’t be updated either.

Linking your Excel pivot table data to PowerPoint

With your reference table in place, you can use it as the source data for a chart, which you create and format in the usual way in Excel. To add the chart to a presentation, it’s easy to copy it from Excel into PowerPoint. The Paste Special tool provides a few methods to choose how you insert the chart into your presentation:

Microsoft Excel Chart Object: Inserts a chart with a datasheet embedded in PowerPoint that lets you format the chart and edit data directly within the presentation.
Linked Microsoft Excel Chart Object: Pastes a chart that’s linked to the source Excel file so that updates made in Excel will be reflected in the chart within the PowerPoint presentation.
Picture (various formats): Creates an image (e.g., .jpg, .png) of the chart in its current formatting.

Each of these options has disadvantages to be aware of:

Non-linked Microsoft Excel Chart Objects can be difficult to edit in PowerPoint, and they create a disconnect between the chart in your presentation and the data in your spreadsheet.
Linked objects can lose the connection to the Excel file if the file is renamed or moved.
Pictures are only viable if your chart formatting and data are completely finalized, as changes you make after pasting will not be reflected.

Knowing these drawbacks is a start to working around them, but they all mean that the standard link between your Excel pivot table and PowerPoint can lead to some kind of frustration.

Two scenarios for creating charts from pivot tables for presentations

Just as pivot tables are used to generate insights in a wide range of business contexts, there are also few restrictions on how these insights are presented. To cover some of the most common cases, this section will address two general scenarios for visualizing and presenting pivot table data, and show how think-cell can help with this vital part of the decision-making process:

Scenario 1: Connecting a pivot table to a recurring report in PowerPoint

Pivot tables are widely used to create weekly or monthly PowerPoint reports that can be built once and simply refreshed with the new data. think-cell’s linking has two critical advantages that make automation of recurring reports from pivot tables more stable, efficient, and less susceptible to errors:

Robust Excel links: The ordinary links from Excel to PowerPoint, generated when inserting a chart, will break if a file is moved or renamed. This can easily happen for recurring reports, particularly if new versions are saved for each iteration or they are shared amongst a broader team. think-cell Excel links are preserved even when a file is renamed, moved, sent as an email attachment, or even if the linked slide is copied to another file. Whatever happens, you never have to worry about the connection to your pivot table data being lost.
Data links for text: think-cell links aren’t limited to charts or data tables. You can also link the value in an Excel cell to text in a PowerPoint shape or text box. This lets you reference totals or trends from your pivot table and include them in annotations that will automatically refresh in sync with your charts.

Note: While think-cell’s Excel links can be set to update automatically when the data changes, Excel’s pivot tables do not update automatically with the source data. Always check your pivot table is refreshed if you want your PowerPoint presentation to be correct.

Saving time and increasing accuracy of reports are clear primary benefits, but the secondary benefits are no less significant. With the menial aspects automated, teams have more mental capacity for analysis and ad-hoc observations. By enhancing their report with meaningful insights, they can create more value for the company, drive business decisions, and strengthen their own personal reputation.

Scenario 2: Including pivot table data in an ad-hoc presentation

One of pivot tables’ main strengths for data exploration is that they let the user set filters and choose the categories they want to look at. But this choice is precisely what you don’t want if you are controlling the narrative in an ad-hoc PowerPoint presentation. You want a fixed view of the data so that you can highlight your perspective and use it to support your arguments.

think-cell’s charting capabilities let you tell exactly the story you want, without compromises. You can read in detail about think-cell charts, but three features stand out when getting the most impact from your pivot table data for your ad-hoc presentation:

Auto-calculated annotations: If your pivot table shows developments over time, there will often be one category with an interesting or unexpected trend you want to highlight. think-cell makes it easy to add auto-calculated growth rates or deltas that that visually emphasize the slide’s main takeaway and help tell your story.
Waterfall charts: Pivot tables are often used to sum values by category, which can form the basis of a waterfall chart showing how each category contributes to an overall change. think-cell’s industry-leading waterfall charts are much more flexible than the standard options offered by Excel and PowerPoint.
Brand compliance: If you’ve run an ad-hoc analysis with a pivot table and you’re working at speed, then you don’t have time to worry about adjusting it to brand colors, fonts and styling. With the think-cell Library, you can easily access your company’s corporate templates. All you have to do is insert the chart into your presentation and you know that it will be on-brand and make a professional impression.

Conclusion: bridge the gap from pivot table analysis to visualization

Excel pivot tables are highly versatile for data analysis but you need a specialized tool to bridge the gap from exploration to visualization. The pivot table will help you draw powerful insights from a dataset but not communicate them effectively to your audience.

think-cell closes the loop by integrating seamlessly into Excel and PowerPoint and helping you bring your pivot table data to life. think-cell also equips you with tools for creating professional business slides that will help frame your charts and make your messages as impactful as possible.