Introdução

A Gestão de Ativos de IT (ITAM) não é apenas um processo administrativo, mas uma estratégia fundamental para otimizar recursos, reduzir custos e melhorar a eficiência empresarial.

Quando implementada corretamente, a ITAM assegura a transparência, a segurança e o alinhamento com os objetivos empresariais. Deve representar uma verdadeira mudança de paradigma para a empresa: um hábito virtuoso, o ponto de partida de um processo de melhoria contínua.

Com o aumento do número de dispositivos e software utilizados nas empresas, a gestão dos ativos de IT está a tornar-se mais complexa.

Considere uma grande empresa com centenas de funcionários, cada um utilizando um computador, um smartphone da empresa e várias aplicações de software – para não mencionar o sector da IoT em rápido crescimento. Sem um sistema de gestão bem estruturado, escalável, flexível e resiliente, o rastreio de ativos torna-se quase impossível, conduzindo a desperdícios e riscos de segurança.

É essencial notar que este desafio é cada vez mais relevante, mesmo para as médias e pequenas empresas.

Mas quais são as melhores práticas concretas de Gestão de Ativos de IT? Como podem ser aplicadas nas operações diárias a todos os níveis?

O tema é vasto, pelo que este artigo se centrará nos aspetos mais críticos e sensíveis, dividindo-os em cinco macro-áreas.

Por fim, concluiremos examinando os desafios comuns que acompanham esta mudança de paradigma.

Criação de uma Estrutura de Gestão de Ativos de IT Sólida e Normalizada

As melhores práticas de Gestão de Ativos de IT devem ser integradas numa estrutura bem definida. Esta estrutura deve ser sólida e padronizada, mas também adaptada às caraterísticas, necessidades e objetivos específicos da empresa.
Além disso, deve ter a flexibilidade para evoluir de acordo com as mudanças previsíveis e imprevisíveis que definem cada vez mais o mundo dos negócios.

Com estas premissas em mente, vamos explorar dois pilares fundamentais para a criação de uma estrutura ITAM sólida.

1. Definição de Políticas Claras

Uma Gestão de Ativos de IT eficaz e otimizada começa com políticas bem definidas que estabelecem:

• Papéis e responsabilidades dentro da organização de IT.
• Diretrizes para a aquisição, utilização e eliminação de ativos.
• Regras de segurança e conformidade para garantir a máxima proteção dos dados e a conformidade regulamentar.

Um exemplo prático: uma empresa pode definir uma política que estabeleça que todos os dispositivos empresariais devem ser registados numa base de dados central e que os funcionários devem seguir protocolos específicos para solicitar novos recursos ou comunicar avarias.

Este é um exemplo básico que se expande naturalmente para as operações diárias em empresas de todas as dimensões e sectores.

Embora as diferenças entre empresas possam ser significativas, a normalização ajuda a otimizar os processos e a reduzir drasticamente as ineficiências.

2. Adoção de um Ciclo de Vida de Ativos Estruturado

As melhores práticas de Gestão de Ativos de TI não se limitam à definição e normalização de políticas. O mapeamento de todo o ciclo de vida de cada ativo é igualmente crucial para otimizar os investimentos e reduzir os riscos operacionais.

As principais fases incluem:

• Planeamento e Aquisição – Analisar as necessidades da empresa, comparar diferentes fornecedores e tomar decisões de compra bem informadas.
• Implementação e Configuração – Registar e acompanhar os ativos, garantindo a segurança, a privacidade e a gestão de dados adequadas.
• Utilização e Manutenção – Monitorização contínua do desempenho para evitar ineficiências, tempos de inatividade e incidentes.
• Desativação e Substituição – Eliminação adequada em conformidade com os regulamentos, minimizando os resíduos.

A gestão eficaz de todos estes aspetos requer uma abordagem estruturada e integrada.

Como Manter Tudo Sob Controlo?

A utilização de uma plataforma ITSM avançada, como o EasyVista Service Manager, ajuda a passar de uma abordagem reativa para uma abordagem proativa, com fortes capacidades de automatização (que discutiremos na próxima secção).

Automatizar a Monitorização e o Seguimento de Ativos

A automatização é um fator chave na implementação das melhores práticas de Gestão de Ativos de IT. O campo é vasto e as aplicações estão em constante expansão. Aqui, concentramo-nos nos aspetos principais das ferramentas automatizadas de deteção e monitorização.

Estas ferramentas servem três objetivos principais:

1. Atualizações do inventário de ativos em tempo real.
2. Deteção de anomalias, utilização não autorizada, incidentes, ataques maliciosos e problemas funcionais. Soluções como o EV Observe da EasyVista permitem uma monitorização proativa dos recursos de IT, evitando ineficiências e reduzindo os custos operacionais.
3. Melhorar a governação e a conformidade, não apenas de forma reativa, mas também de forma proativa e preditiva.

Cada um destes pontos tem implicações cruciais, tornando a automatização um pilar fundamental das melhores práticas atuais e futuras da Gestão de Ativos de IT.

Integrar o ITAM com o ITSM para uma Gestão Proativa

A gestão de ativos de IT não deve funcionar de forma isolada.

Por outras palavras, a integração do ITAM com a Gestão de Serviços de IT (ITSM) é mais importante do que nunca.

Trata-se de um tema vasto e em constante evolução. No entanto, sem entrar em pormenores excessivos, esta integração melhora:

• Gestão de Pedidos – Automatizar os fluxos de trabalho de aprovação de novos recursos de IT.
• Gestão de Incidentes e Problemas – Correlacionar ativos com relatórios de avarias, permitindo uma rápida resolução de problemas.
• Gestão de Alterações – Antecipar o impacto das modificações nos ativos existentes.

Esta abordagem proactiva aumenta significativamente a eficiência e a flexibilidade, que são essenciais nos atuais ambientes empresariais em rápida mudança.

Mais uma vez, ferramentas como o EasyVista Service Manager facilitam uma abordagem de Gestão de Ativos de IT que funciona em estreita sinergia com o suporte de IT, garantindo uma gestão holística e altamente específica quando necessário.

Implementação de Estratégias de Otimização de Custos

É impossível discutir as melhores práticas de Gestão de Ativos de IT sem abordar os custos.

Uma estratégia ITAM bem implementada ajuda a reduzir o desperdício e a melhorar o retorno do investimento (ROI). Os principais passos incluem:

Adoção de modelos SaaS e Cloud – Esta tendência reduz a dependência de hardware físico, otimizando os investimentos e garantindo uma maior escalabilidade.

Evitar o aprovisionamento excessivo – Eliminar ativos redundantes ou subutilizados.

Gerir licenças de software – Uma questão sensível; a monitorização da utilização de software evita penalizações por não conformidade, que podem ser financeiramente significativas.

Garantir a Segurança e a Conformidade

Uma estratégia ITAM eficaz não tem apenas a ver com eficiência, mas também com o reforço da segurança empresarial.

Os principais pilares a considerar incluem:

Adotar uma estratégia de Confiança Zero, garantindo que apenas os utilizadores autorizados têm acesso aos recursos de IT.

Proteger os ativos críticos com medidas de segurança avançadas – Sempre de forma proativa e não apenas reativa (como diz o ditado, “mais vale prevenir do que remediar”).

Automatizar auditorias de ativos para garantir a conformidade com regulamentos como o GDPR e a ISO 27001.

Os Desafios da Gestão de Ativos de IT

Até agora, exploramos as melhores práticas de Gestão de Ativos de IT que, quando implementadas corretamente, oferecem enormes benefícios em termos de eficiência, otimização de custos e segurança.

No entanto, vamos analisar brevemente alguns desafios-chave associados ao ITAM:

Integração com Outros Sistemas – Ligar o ITAM ao ITSM, à cibersegurança e às finanças pode ser complexo, mas é um esforço inicial crucial que traz benefícios a longo prazo.

Gestão da Complexidade – Com um número crescente de dispositivos, softwares e aplicações, manter um inventário atualizado pode ser desafiante. Sem uma gestão eficiente do ITAM, esta complexidade só tende a aumentar.

Resistência à Mudança – Funcionários acostumados a práticas mais antigas de ITAM podem resistir a novas políticas. Isto é normal e pode ser ultrapassado com comunicação clara e formação contínua sobre os benefícios partilhados.

Conclusão

Implementar as melhores práticas de Gestão de Ativos de IT é essencial para maximizar a eficiência dos negócios, otimizar custos e melhorar a segurança e a conformidade.

Com uma abordagem baseada em políticas sólidas, automatização avançada e integração com ITSM, as empresas podem dar um salto significativo na gestão de seus recursos de IT — o salto necessário para enfrentar os desafios atuais.